Tugas 1

     

TINJAUAN SEKILAS SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

        Informasi dapat berupa data atau system. Suatu system informasi dibagi menjadi lima fungsi utama, yaitu pengumpulan data, pengolahan data, manajemen data, pengendalian dan pengamanan data, serta pengadaan informasi. Masing-masing fungsi tersebut saling berkaitan satu sama lain.

        Definisi Sistem Informasi Akuntansi (atau biasa disebut SIA) adalah sebuah Sistem Informasi yang menangani segala sesuatu yang berkenaan dengan pencatatan transaksi Akuntansi. Akuntansi sendiri sebenarnya adalah sebuah Sistem Informasi.

       Keterkaitan system informasi dalam organisasi bisnis sangatlah erat. Dalam bisnis, teknologi informasi mempunyai dampak terhadap semua system informasi akuntansi. Dalam meningkatkan system informasi, suatu perusahaan menginstalasikan computer menggunakan model-model untuk mengambil sebuah keputusan dan mempelajari kebutuhan informasi.

      Akuntan berperan sebagai perancang sekaligus pemakai(user) dalam sistem informasi akuntansi. Mereka terlibat langsung dalam penetapan persyaratan untuk informasi. Mereka diharuskan mempelajari seperangkat pengetahuan umum tentang informasi.


1.1. Sistem Informasi & Organisasi Bisnis

              Sistem dan teknologi informasi juga diandalkan untuk meningkatkan efiektivitas dan efisiensi proses-proses bisnis yang ada di organisasi, sehingga menjadi proses bisnis unggulan (best practice), juga mampu memfasilitasi jajaran manajer dalam pengambilan putusan dan kolaborasi antar bagian.
Proyek pengembangan sistem umumnya mencakup tiga fase umum: analisis sistem, perancangan sistem, dan implementasi sistem. Pendekatan sistem adalah prosedur umum untuk administrasi proyek sistem.
jenis-jenis Sistem informasi.

• Sistem informasi akuntansi 

• Sistem informasi keuangan 

• Sistem informasi manufaktur 

• Sistem informasi sumber daya manusia
  
  
  Fungsi penggunaan/implementasi SIA pada sebuah organisasi antara lain :
  
  Mengumpulkan dan menyimpan data tentang aktivitas dan transaksi. Memproses data menjadi into informasi yang dapat digunakan dalam proses pengambilan keputusan. Melakukan kontrol secara tepat terhadap aset organisasi.
   
   Modul SIA memproses berbagai transaksi keuangan dan transaksi non-keuangan yang secara langsung mempengaruhi pemrosesan transaksi keuangan.
  
  SIA terdiri dari 3 subsistem:

• Sistem informasi akuntansi yang disusun harus memenuhi prinsip cepat yaitu sistem informasi akuntansi harus menyediakan informasi yang diperlukan dengan cepat dan tepat waktu serta dapat memenuhi kebutuhan dan kualitas yang sesuai.

• Sistem informasi yang disusun harus memenuhi prinsip aman yaitu sistem informasi harus dapat membantu menjaga keamanan harta milik perusahaan.

•  Sistem informasi akuntansi yang disusun harus memenuhi prinsip murah yang berarti bahwa biaya untuk menyelenggarakan sistem informasi akuntansi tersebut harus dapat ditekan sehingga relatif tidak mahal Siklus Pemrosesan Transaksi Aktivitas perusahaan dalam suatu organisasi juga dapat dipandang dengan cara yang berbeda,yaitu dengan pendekatan siklus transaksi.Siklus secara tradisional mengelompokkan aktivitas suatu bisnis kedalam empat siklus akuntansi bisnis.

Tujuannya adalah untuk membantu pengembangan sistem yang efektif. Masalah-masalah manajemen proyek, masalah organisasional dan teknikal akan dihadapi dalam suatu implementasi sistem informasi.



1.2 SIKLUS-SIKLUS PEMROSESAN TRANSAKSI 

          Sistem adalah kumpulan sumberdaya yang berhubungan untuk mencapai tujuan tertentu. Informasi adalah data yang berguna yang dioleh sehingga dapat dijadikan dasar untuk mengambil keputusan yang tepat.Akuntasi, sebagai suatu sistem informasi, mengidentifikasi, mengumpulkan, dan mengkomunikasikan informasi ekonomik mengenai suatu badan usaha kepada beragam orang. Setiap organisasi menggantungkan diri pada sistem informasi untuk mempertahankan
          Jadi, Sistem Informasi Akuntansi adalah kumpulan sumberdaya, seperti manusia dan peralatan yang diatur untuk mengubah data menjadi informasi . Informasi inilah dikomunikasikan kepada beragam pengambil keputusan.
          Sistem Informasi Akuntansi meliputi beragam aktivitas yang berkaitan dengan siklus-siklus pemrosesan transaksi perusahaan, yaitu :

• Siklus pendapatan. Kejadian-kejadian yang berkaitan dengan pendistribusian barang dan jasa ke entitas-entitas lain dan pengumpulan pembayaran-pembayaran yang berkaitan.

• Siklus pengluaran. Kejadian-kejadian yang berkaitan dengan perolehan barang dan jasa dari entitas-entitas lain dan pelunasan kewajiban-kewajiban yang berkaitan.

• Siklus produksi . Kejadian-kejadian yang berkaitan dengan pengubahan sumberdaya menjadi barang dan jasa.

• Siklus keuangan . Kejadian-kejadian yang berkaitan dengan peroleh dan manajemen dana-dana modal, termasuk kas.

• Siklus pemrosesan transaksi terdiri dari satu atau lebih sistem aplikasi.Sistem aplikasi memproses transaksi yang saling terkait secra logis.Pada model siklus transaksi,selain keempat siklus tersebut ada siklus kelima ayitu siklus pelaporan keuangan dimana siklus ini mendapatkan data akuntansi dan data operasi dari siklus yang lain serta memproses data tersebut sedemikian rupa sehingga laporan keuangan dapat disajikan.

• Proses Pengendalian Internal,dimana mengindikasikan tindakan yang diambil dalam suatu organisasi untuk mengatur dan mengarahkan aktivitas dalam organisasi tersebut.Salah satu tanggung jawab utama menejemen adalah stewardship.

Elemen Proses pengendalian Internal,dimana pengendalian ini merupakan satu proses yang dirancang untuk menyediakan keyakinan yang rasional atastercapainya tujuan yaitu :

• Efektiovitas dan efisien operasi perusahaan. 

• Reliabilitas pelaporan keuangan.

•  Kesesuaian organisasi dengan aturan serta regulasi yang ada.

          Pengendalian internal juga menuntut adanya pencatatan yang memadai dalam upaya menjaga kekayaan perusahaan dan menganalisis pelaksanaan tanggung jawab.Konsekuensinya semua catatan harus memungkinkan adanya pengecekan antara area pertanggung jawaban.Tanggung jawab untuk satu transaksi yang berhubungan harus dibagi-bagi.

          Pemisahaan fungsi-fungsi akuntansi,dimana penting untuk memastikan bahwa tidak ada individu atau depertemen yang mengelola catatan akuntansi yang terkait dengan operasi aktivitas mereka.Satu pendekatan yang lumrah adalah mendelegasikan fungsi akuntansi ke controller dan fungsi keuangan ke tangan bendahara.
Fungsi Audit Internal,menyadari bahwa pentingnya dan kompleksnya pengendalian internal yang memadai dalam organisasi yang besar telah menyebabkan terjadinya evolusi audit internal sebagai alat pengendalian atas semua pengendalian internal yang ada dalam organisasi.Audit internal bertugas memonitor dan mengevaluasi kesesuaian dengan kebijakan dan prosedur organisasi.

1.3 Akuntansi dan teknologi informasi

          Perkembangan TI tidak hanya mempengaruhi dunia bisnis, tetapi juga bidang – bidang lain, seperti kesehatan, pendidikan, pemerintahan, dan lain-lain. Kemajuan TI juga berpengaruh signifikan pada perkembangan akuntansi yang kegiatannya tidak terlepas dari teknologi informasi tersebut. Semakin maju TI semakin banyak pengaruhnya pada bidang akuntansi. Perkembangan teknologi informasi, terutama pada era informasi berdampak signifikan terhadap sistem informasi akuntansi (SIA) dalam suatu perusahaan. Dampak yang dirasakan secara nyata adalah pemrosesan data yang mengalami perubahan dari sistem manual ke sistem komputer. Di samping itu, pengendalian intern dalam SIA serta peningkatan jumlah dan kualitas informasi dalam pelaporan keuangan juga akan terpengaruh.Perkembangan akuntansi yang menyangkut SIA berbasis komputer dalam menghasilkan laporan keuangan akan mempengaruhi praktik pengauditan.                          
           Perubahan proses akuntansi akan mempengaruhi proses audit karena audit merupakan suatu bidang praktik yang menggunakan laporan keuangan (produk akuntansi) sebagai objeknya. Kemajuan TI juga mempengaruhi perkembangan proses audit. Kemajuan software audit memfasilitasi pendekatan audit berbasis komputer. Akuntan merupakan profesi yang aktivitasnya banyak berhubungan dengan TI. Perkembangan SIA dan proses audit sebagai akibat dari adanya kemajuan TI dan perkembangan akuntansi akan memunculkan peluang bagi akuntan. Peluang ini dapat dimanfaatkan oleh akuntan yang mempunyai pengetahuan memadai tentang SIA dan audit berbasis komputer. Sebaliknya, akuntan yang tidak mempunyai pengetahuan yang cukup tentang SIA dan audit berbasis komputer akan tergusur posisinya karena tidak mampu memberikan jasa yang diperlukan oleh klien.
          Dengan adanya kemajuan yang telah dicapai dalam bidang akuntansi yang menyangkut SIA berbasis komputer dalam menghasilkan laporan keuangan, maka praktik auditing akan terkena imbasnya. Perkembangan TI juga mempengaruhi perkembangan proses audit. Menurut Arens, terdapat tiga pendekatan auditing pada EDP audit, yaitu audit sekitar komputer (auditing around the computer), audit melalui komputer (auditing through the computer), dan audit berbantuan komputer (auditing with computer). Auditing around the computer adalah audit terhadap penyelenggaraan system informasi komputer tanpa menggunakan kemampuan peralatan itu sendiri, pemrosesan dalam komputer dianggap benar, apa yang ada dalam computer dianggap sebagai “black box” sehingga audit hanya dilakukan di sekitar box tersebut. Pendekatan ini memfokuskan pada input dan output. Jika dalam pemeriksaan output menyatakan hasil yang benar dari seperangkat input pada sistem pemrosesan, maka operasi pemrosesan transaksi dianggap benar.
          Salah satu bidang akuntansi yang banyak dipengaruhi oleh perkembangan TI adalah SIA. Pada dasarnya siklus akuntansi pada SIA berbasis komputer sama dengan SIA berbasis manual, artinya aktivitas yang harus dilakukan untuk menghasilkan suatu laporan keuangan tidak bertambah ataupun tidak ada yang dihapus. SIA berbasis komputer hanya mengubah karakter dari suatu aktivitas. Model akuntasi berbasis biaya historis tidak cukup untuk memberikan informasi yang dibutuhkan oleh perusahaan pada era teknologi informasi (Elliot dan Jacobson, Gani, 1999). Model akuntansi pada era teknologi informasi menghendaki bahwa model akuntansi dapat mengukur tingkat perubahan sumber daya, mengukur tingkat perubahan proses, mengukur aktiva tetap tak berwujud, memfokuskan ke luar pada nilai pelanggan, mengukur proses pada realtime, dan memungkinkan network. Perubahan proses akuntansi akan mempengaruhi proses audit karena audit merupakan suatu bidang praktik yang menggunakan laporan keuangan (produk akuntansi) sebagai objeknya.

Praktik auditing bertujuan untuk memberikan opini terhadap kewajaran penyajian laporan keuangan yang dihasilkan oleh SIA.

Secara singkat manfaat IT dalam Akuntansi adalah :
• Menjadikan pekerjaan lebih mudah (makes job easier)
• Bermanfaat (usefull)
• Menambah produktifitas (Increase productivity)
• Mempertinggi efektifitas (enchance effectiveness)
• Mengembangkan kinerja pekerjaan (improve job performance)

      

1.4  Akuntansi dan Peng-kembangan Sistem

          System akuntansi berkembang seiring dengan pekembangan perusahaan, pertumbuhan ekonomi, tingkat pengetahuan karyawan dan penggunaan teknologi. Dengan munculnya komputer, semakin banyak data yang dapat diolah menjadi informasi baik yang bersifat finansial maupun non finansial, Pengolahan data dapat dilakukan baik secara terpusat maupun terdistribusi. Namun bannyak fakta menunjukan kehadiran komputer tidak dapat dimanfaatkan secara maksimal oleh pelaku bisnis. Keterlambatan laporan masih saja merupakan kendala yang dihadapi, bahkan banyak pelaku bisnis terjebak dalam kesemrawutan informasi. Hal ini terjadi karena kurangnya pengendalian dan pemahaman akuntansi, sehingga menghasilkan banyak informasi yang tidak berguna, dan tidak memenuhi prinsip akuntansi.

Dokumen dasar yang digunakan sebagai bukti transaksi pada suatu system sangat menentukan tingkat pencapaian tujuan perusahaan. Kekurangan atau dokumen dasar kurang berkualitas menyebabkan tidak berjalannya informasi sesuai dengan yang dibutuhkan, sebaliknya kelebihan dokumen dasar dapat menimbulkan keruwetan dalam pengolahan data sehingga memicu terjadinya kesalahan entry data yang menyebabkan terjadinya kesalahan berantai.

Dengan dokumen dasar yang berkualitas dapat dihasilkan berbagai bentuk informasi yang akurat. Perubahan yang dilakukan pada dokumen dasar akan menyebabkan perubahan pada procedure pengolahan data.

Walaupun pada dasarnya setiap perusahaan mengolah data dengan cara yang sama namun besar kecil perusahaan, jenis usaha dan teknologi yang digunakan serta pengaruh sumber daya lainnya menyebabkan system akuntansi satu perusahaan dengan perusahaan lainnya berbeda.

System yang disusun oleh suatu perusahaan belum tentu dapat diterapkan pada perusahaan lain sekalipun jenis usahanya sama karena dalam prakteknya system akuntansi sangat dipengaruhi oleh faktor lingkungan. Pertumbuhan ekonomi memicu perkembangan bidang usaha semakin kompleks. Hal demikian mengharuskan akuntan untuk memperoleh keahlian yang tinggi dalam spesialisasi. Menurut jenis kegiatannya akuntansi dapat diklasifikasi menjadi beberapa golongan yang saling berkaitan satu dengan lainnya :

A. Akuntansi financial (financial accounting)

• · Auntansi Biaya (cost Accounting)
• · Akuntansi anggaran (Budgetary Accounting)
• · Akuntansi pajak (tax accounting)
• · Pemeriksaan akuntansi (auditing)

B. Akuntansi manajemen

• · Akuntansi strategis (planning)
• · Akuntansi pemerintahan dan lembaga
• · System Akuntansi
• · System distribusi
• · System Inventory
• · System Penjualan
• · System Komputer akuntansi 

 Minggu ke 2 - Teknik dan Dokumentasi Sistem

2.1 Pemakaian teknik-teknik sistem

Teknik system merupakan alat yang digunakan dalam analisis, desain, dan dokumentasi serta memahami kaitan anatr-subsitem. Teknik system biasanya berupa diagram.


Penggunaan teknik – teknik sistem

        Penggunaan Teknik system untuk audit

Audit dibagi menjadi dua kelompok dasar, yaitu :

    Audit interim bertujuan untuk menaksir seberapa jauh struktur pengendalian internal suatu organisasi dapat diandalkan
    Audit lapoan keuangan melibatkan pengujian substantif . pengujian substantif merupakan verifikasi angka dalam laporan keuangan secara langsung.
     Evaluasi Pengendalian Internal

Mengingat pemisahan tugas merupakan satu aspek pengendalian internal yang penting , auditor membutuhkan teknik untuk memecah system untuk mengevaluasi distribusi dokumen dan memecah tugas antarpersonel atau departemen. Diagram ini disajikan dalam bentuk kolom-kolom untuk mengkelompokkan peran pemrosesan yang dijalankan oleh setiap entitas.

             Pengujian Kepatuhan

Auditor perlu memahami teknik system yang biasanya digunakan untuk medokumentasikan system informasi seperti input proses output, diagram hierarki, flowchart program , diagram alur data logika, table keputusan, dan metode matriks. Auditor akan sering berhadapan dengan teknik-teknik tersebut pada saat mereka mengevaluasi dokumentasi system informasi.

            Kertas Kerja

Kertas kerja merupakan catatan mengenai prosedur dan pengujian yang dilakukan dalam proses audit, informasi yang diperoleh dalam pelaksanaan audit dam kesimpulan yang ditarik dari hasil audit. Kertas kerja menjadi catatan apa yang telah dilaksanakan oleh auditor.

Auditor menggunakan teknik system untuk mendokumentasikan dan menganalisis isi dalam kertas kerja. Diagram alur data, diagram HIPO, flowchart program, table keputusan dan metode matriks akan masuk kedalam kertas kerja sebagai bagian dari dokumentasi sebuah system yang ditinjau oleh auditor.

Penggunaan Teknik Sistem dalam Pengembangan Sistem

Proyek pengembangan system terdiri dari tiga fase, yaitu : analisis system mencakup penyususnan dan evaluasi solusi untuk meyelesaikan masalah system. Desain system mencakup evaluasi efektifitas dan efisiensi setiap alternative desain system terkait dengan kebutuhan system secara keseluruhan. Implementasi system mencakup pengujian solusi sebelum implementasi, dokumentasi solusi, serta tinjauan terhadap system pada saat system mulai dioperasikan untuk memastikan bahwa system yang dirancang berfungsi sebagaimana mestinya.

2.2 Teknik-teknik sistem

Teknik system diperlukan untuk menganalisis dan merancang system informasi dengan menggunakan pendekatan system terstruktur. Salah satu teknik system yag banyak digunakan yaitu pembuatan flowchart.

A Simbol Flowchart
ANSI X 3.5.-1970 mendifinisikan symbol flowchart kedalam beberapa kelompok yaitu :

    Symbol dasar,Symbol input/output menggambarkan fungsi input/output yaitu membuat data tersedia untuk diproses dan mencatat informasi hasil suatu pemrosesan.

    Symbol input/output yang spesifik, mengidentifikasi media yang digunakan untuk merekam informasi ataupun cara menangani informasi.

    Symbol proses khusus, menggambarkan fungsi pemrosesan dan mengidentifikasi jenis operasi yang akan digunakan untuk mengolah informasi

    Symbol tambahan, dapat digunakan untuk memperjelas flowchart dan mempermudah pembuatan flowchart.

A Diagram IPO dan HIPO
             Kedua diagram ini digunakan terutama oleh personel pengembangan system untuk membedakan level rincian yang digambarkan dalam flowchart. Diagram IPO tidak memebrikan banyak keterangan mengenai fungsi proses, tetapi IPOberguna untuk menganalisis keseluruhan informasi yang dibutuhkan. Diagram IPO yang menggambarkan kebutuhan input-proses-output setiap modul. Diagram IPO sebagai bagian dari diagram HIPO, biasanya berbentukk narasi. Sedangkan diagram HIPO menjelaskan ulasan proses yang lebih detail. HIPO terdiri dari serangkaian level yang makin ke bawah menggambarkan system yang lebih detail diagram HIPO terdiri dari dua segmen yaitu diagram hierarki sebagai pemecahan proses menjadi berbagai modul dan sebuah diagram IPO yang digambarkan kebutuhan input-proses-output setiap modul.

A Flowchart SIstem dan Program
             Flowchart system digunakan baik oleh personel system maupun auditor. flowchart system mengidentifikasi keseluruhan aliran operasi didalam sebuah system. Focus flowchart system adalah pada fungsi proses dan media, bukannya pada rincian logika setiap fungsi pemrosesan.
Flowchart program digunakan terutama oleh personel pengemabngan system. Dibandingkan flowchart system lebih detail dalam menggambarkan setiap fungsi pemrosesan. Flowchart system terkait dengan fasse analisis dari sebuah proyek system, sedangkan flowchart program terkait dengan fase desain.

A Diagram arus data logika
              Diagram ini digunakan terutama oleh personel pengemabngan system dalam analisis system. DFD digunakan oleh analis untuk mendokumentasikan pengguna mengetahui konsep analis system mengenai masalah yang dihadapi pengguna. Tujuan penggunaan DFD untuk memisahkan secara jelas proses logika analisis system dengan prses desain system secara fisik.. ada empat symbol DFD, terminator digunakan untuk menandai sumber data, symbol proses digunakan untuk menggambarkan proses yang mengubah data. Symbol simpanan data digunakan untuk menggambarkan sebuah simpanan data. Symbol arus data untuk mengidentifikasi aliran data.

A Diagram Arus Data Logika dan Analisis Terstruktur
          Bagian ini menggambarkan kontruksi DFD dan peran DFD dalam analisis system terstruktur. Analisis system terstruktur ditandai dengan adanya rancangan top down dan perbaikan yang terus-menerus. Aspek DFD yang penting adalah DFD berfokus pada simpanan simpanan data dan logika keputusan. Pada saat DFD telah selesai dibuat, analis system dapat melanjutkan menganalisis data yang perlu diidentifikasi untuk setiap aplikasi.

A Flowchart distribusi formulir, Dokumen dan Analitik
         Flowchart analitik, flowchart dokumen dan diagram distribusi formulir dapat digunakan unuk menganalisis distribusi dokumen dalam sebuah system.diagram ini dikelompokkan dalam kolom-kolom untuk mengkelompokkan fungsi yang dijalankan oleh setiap entitas. Dengan pemisahan peran per kolom tersebut evaluasi pemisahan tugas setiap fungsi menjadi lebih efektif.
Flowchart analitik serupa dengan flowchart system, baik dalam hal detail rincian maupun teknik pembuatan. Flowchart ini mengidentifikasi semua proses signifikan pada sebuah aplikasi dengan penekanan pada pemrosesan tugas.
Flowchart dokumen serupa dengan format analitik, tetapi peran proses setiap entitas tidak tidak disajikan secara detail. Tujuan flowchart semacam ini adalah untuk mengetahui setiap dokumen yang digunakan dalam setiap system aplikasi dan mengidentifikasi titik awal dokumen, distribusi dokumen, serta titik akhir setiap dokumen.

· Simbol bagan arus
·            Penggunaan simbol bagan arus

· Bagan IPO dan HIPO
         Diagram IPO dan HIPO digunakan oleh personel pengembangan sistem untuk membedakan level rincian sistem yang digambarkan dalam Flowchart.

             Bagan IPO menyajikan sangat sedikit rincian yang berkaitan dengan fungsi pemrosesan, tetapi bagan itu merupakan teknik yang bermanfaat untuk menganalisia keseluruhan kebutuhan informasi. Rincian tambahan atas tambahan proses dituangkan dalam bagan hierarki masukan-proses-keluaran atau bagan HIPO. HIPO terdiri dari sekumpulan bagan yang menggambarkan sistem yang berjenjang tingkat kedetailannya, dimana tingkat kedetailan tersebut tergantumng pada tingkat pemakaian pemakai.

             Bagan HIPO (hierarchy plus input-proses-output) memuat dua segmen: bagan herarkis yang membagi tugas-tugas pemrosesan kedalam berbagai modul atau sub-tugas dan pada bagian IPO untuk menguraikan kebutuhan masukan-proses-keluaran dari setiap modul. Bagan herarkis menguraikan keseluruhan sistem dan menyediakan “daftar isi” dari bagian IPO yang rinci, biasanya melalui skema penomoran.

          Bagan arus sistem dan program Bagan arus sistem digunakan baik oleh auditor maupun ahli sistem. Bagan arus sistem mengidentifikasikan keseluruhan atau garis besar aliran operasi dalam sistem. Dalam bagan arus sistem penekanannya adalah pada media dan fungsi pemrosesan, bukan pada fungsi pemrosesan yang rinci.


    Bagan arus program digunakan oleh staf atau ahli pengembangan sistem. Bagan arus program atau bagan arus blok menguraikan fungsi pemrosesan lebih rinci dibandingkan bagan arus sistem.

    Bagan arus sistem berhubungan dengan fase analisis dalam proyek sistem, sedangkan bagan arus program berkaitan dengan fase perancangan.


· Arus Data Logika dan Analisis Terstruktur

    Bagian ini menggambarkan kontruksi DFD dan peran DFD dalam analisis system terstruktur. Analisis system terstruktur ditandai dengan adanya rancangan top down dan perbaikan yang terus-menerus. Aspek DFD yang penting adalah DFD berfokus pada simpanan simpanan data dan logika keputusan. Pada saat DFD telah selesai dibuat, analis system dapat melanjutkan menganalisis data yang perlu diidentifikasi untuk setiap aplikasi.

    Flowchart distribusi formulir, Dokumen dan Analitik Flowchart analitik, flowchart dokumen dan diagram distribusi formulir dapat digunakan unuk menganalisis distribusi dokumen dalam sebuah system.diagram ini dikelompokkan dalam kolom-kolom untuk mengkelompokkan fungsi yang dijalankan oleh setiap entitas. Dengan pemisahan peran per kolom tersebut evaluasi pemisahan tugas setiap fungsi menjadi lebih efektif.
     Flowchart analitik serupa dengan flowchart system, baik dalam hal detail rincian maupun teknik pembuatan. Flowchart ini mengidentifikasi semua proses signifikan pada sebuah aplikasi dengan penekanan pada pemrosesan tugas.
    Flowchart dokumen serupa dengan format analitik, tetapi peran proses setiap entitas tidak tidak disajikan secara detail. Tujuan flowchart semacam ini adalah untuk mengetahui setiap dokumen yang digunakan dalam setiap system aplikasi dan mengidentifikasi titik awal dokumen, distribusi dokumen, serta titik akhir setiap dokumen.

· Penggunaan dan membuat Entity Relationalship Diagram (ERD)

           menyediakan cara untuk mendeskripsikan perancangan basis data pada peringkat logika. ERD merupakan suatu model untuk menjelaskan hubungan antar data dalam basis data berdasarkan objek-objek dasar data yang mempunyai hubungan antar relasi.ERD untuk memodelkan struktur data dan hubungan antar data, untuk menggambarkannya digunakan beberapa notasi dan simbol. ERD adalah suatu model jaringan yang menggunakan susunan data yang disimpan dalam system secara abstrak. ERD berbeda dengan DFD(Data Flow Diagram) yang merupakan suatu model jaringan fungsi yang akan dilaksanakan oleh system, sedangkan ERD merupakan model jaringan data yang menekankan pada struktur-struktur dan relationship data. Kegunaan ERD adalah menampilkan gambaran bagaimana hubungan suatu database.
ERD merupakan alat untuk pembuatan model data secara grafik, maka
ERD memiliki symbol – symbol yang digunakan untuk menggambarkan model data seperti berikut :

     a. Entitas
Suatu kumpulan objek atau sesuatu yang dapat dibedakanatau didefinisikan secara unik.
     b. Relationship
Hubungan yang terjadi antara satu atau lebih entity.
     c. Atribut
Karakteristik dari entity atau relationship yang menyediakan penjelasan detail tentang entit atau relationship tersebut.
    d. Atribut kunci
Atribut yang digunakan untuk menentukan suatu entity secara unik.
   e. Atriibut komposisi
Atribut yang memiliki sekelompok nilai untuk setiap instansi entity.


 Minggu ke 3. PENGENALAN PEMROSESAN TRANSAKSI

      Istilah pemrosesan transaksi mewakili berbagai aktivitas yang umumnya dilakukan oleh organisasi untuk mendukung operasional sehari-harinya. Walaupun tidak ada 2 organisasi yang memproses data transaksi secara persis sama, hampir semua organisasi memproses alur transaksi yang sama. Alur transaksi operasional dapat dikelompokkan menurut proses bisnis pada umumnya. Sebagian besar organisasi memiliki proses pesanan penjualan, proses tagihan, proses piutang, dan proses bisnis lainnya.

3.1 Arus Transaksi

a. Pengkodean
Untuk membantu pengumpulan maupun pemrosesan suatu transaksi biasanya diberikan kode sebagai kemudahan.
b. Pengklasifikasian Transaksi
karena tingkat arus transaksi dalam suatu perubahan sangat kompleks maka untuk mempermudah dalam penyajian maka tiap transaksi diklasifikasikan kedalam beberapa siklus – siklus transaksi untuk pengelompokan.
contoh perusahaan Manufaktur :
• Pendapatan
• Pengeluaran
• Produksi
• Keuangan
Siklus-siklus transaksi dan sistem-sistem aplikasi dalam aktivitas bisnis :
• Siklus pendapatan, Kejadian-kejadian yang berkaitan dengan pendistribusian barang dan jasa ke entitas-entitas lain dan pengumpulan pembayaran-pembayan lain.
• Siklus pengeluaran, Kejadian-kejadian yang berkaitan dengan perolehan barang dan jasa dari entitas-entitas lain dan pelunasan kewajiban-kewajiban yang berkaitan.
• Siklus produksi, kejadian-kejadian yang berkaitan dengan pengubahan sumberdaya menjadi barang dan jasa.
• Siklus keuangan, kejadian-kejadian yang berkaitan dengan proleh dan menejemen dana-dana modal termasuk kas.

3.2 Komponen - Komponen Sistem Pemrosesan Transaksi

a. Input, Input dalam suatu proses transaksi adalah dokumen sumber yang dapat berupa formulir atau bukti transaksi lainnya.
contoh : Pesanan konsumen, Slip penjualan, Faktur, Kartu absen karyawan
b. Proses, Dalam system manual terdiri dari kegiatan pemasukkan data transaksi kedalam jurnal. Dalam sistem komputer, prosesnya dilakukan dengan memasukkan data kedalam file transaksi
Jurnal digunakan untuk mencatat transaksi akuntansi keuangan.
Register digunakan untuk mencatat jenis lain data yang tidak terkait secara langsung dengan akuntansi.
c. Penyimpanan, Media penyimpanan dari transaksi secara manual adalah Buku Besar. Buku besar ini menyediakan ikhtisar transaksi-transaksi keuangan perusahaan. Proses pemasukkan data dari jurnal kedalam buku besar disebut “POSTING”. Untuk sistem komputer, posting ini dilakukan dengan mengup-date file master menggunakan file transaksi
contoh : File transaksi, File Master, dan File referensi atau tabel.
d. Output, jenis keluaran yang dihasilkan dari proses transaksi, antara lain : Laporan keuangan, Laporan Operasional, Dokumen Pengiriman, faktur, dan Neraca Saldo

3.3 Perancangan Sistem Tata Buku Berpasangan
            Sistem berpasangan adalah sistem pencatatan semua transaksi ke dalam dua bagian, yaitu debet dan kredit. Kemudian kedua bagian ini diatur sedemikian rupa sehingga selalu seimbang.
            Metode penyusunan tata buku berpasangan ada 2 yaitu motode ayat-ayat pindahan tunggal dan motode ayat-ayat pindahan berumpun(kolektif).
Hal penting dalam merancang sistem akuntansi :
• Sifat dan tujuan organisasi
• Karakteristik struktural dan fungsional
• Tata letak fisik, produk dan jasa
• Orang yang mengoperasikan sistem
Langkah dalam merancang sistem akuntansi :
• Merancang pengelompokan kasar atas rekening, daftar rekening dan laporan keuangan terkait.
• Mereview karyawan operasional dan manajemen.
• Finalisasi laporan, daftar rekening, dan laporan lainnya
• Menyiapkan rancangan penjurnalan dan perancangan kertas kerja yang dibutuhkan
• untuk mengimplementasikan dan mengoperasikan sistem.

3.4 Sistem Kode Akun Untuk Pemrosesan Transaksi
            Suatu sistem pengkodean berisi character set, yaitu satu set simbol yang telah ditentukan sebelumnya yang digunakan untuk mengidentifikasi obyek. Pengolahan data akuntansi sangat tergantung pada penggunaan kode untuk mencatat, mengklasifikasikan, menyimpan dan mengambil data keuangan.
Tujuan pengkodean :
• Mengidentifikasikan data akuntansi secara unik
• Meringkas data
• Mengklasifikasikan rekening atau transaksi
• Menyampaikan makna tertentu
Ada 5 metode pemberian kode rekening, yaitu :
• Kode Angka atau Alphabet Urut (numerical or alphabetical-sequence code)
• Kode Angka Blok (block numerical code)
• Kode Angka Kelompok (group numerical code)
• Kode Angka Desimal (decimal code)
• Kode Angka Urut Didahului dengan Huruf (numerical sequence preceded by an alphabetic reference).

3.5 Perancangan Formulir dan Pertimbangan - Pertimbangan Penyimpanan Catatan

            Sebelum suatu transaksi diproses terlebih dahulu kita harus melakukan pengumpulan data transaksi. Pengumpulan data-data transaksi ini tidak dapat dipisahkan dari desain suatu formulir, sebab suatu formulir merupakan gambaran atau rekaman dari suatu transaksi. Tujuan dari formulir :
• Formulir dibuat untuk meminta dilakukannya suatu tindakan.
• Formulir digunakan untuk mencatat tindakan yang telah dilaksanakan. 


Minggu ke IV. PEMROSESAN TRANSAKSI DAN STRUKTUR PENGENDALIAN INTERN

            Pengendalian diperlukan untuk mengurangi eksposur-eksposur. Suatu organisasi dipengaruhi oleh eksposur yang dapat memberi akibat buruk bagi operasinya, bahkan sekalipun organisasi itu berjalan dengan baik. Banyak aspek dari pemrosesan komputer cenderung secara signifikan meningkatkan eksposur terjadinya kejadian yang tidak menyenangkan .analisis eksposur dalam organisasi sering dikaitkan dengan konsep siklus transaksi harus mengembangkan tujuan pengendalian yang rinci untuk setiap siklus transaksi.
Struktur pengendalian intern suatu pihak mencakup kebijakaan dan prosedur-prosedur yang ditetapkan untuk menjamin bahwa tujuan tertentu dari pihak dapat dicapai. Struktur pengendalian intern mencakup tiga elemen ; lingkungan pengendalian,  akutansi dan prosedur pengendalian. Pengendalian dapat diklasifikasikan baik sebagai pengendalian umum maupun pengendalian aplikasi. Metode standar untuk mengklasifikasikan pengendalian aplikasi adalah dengan memperhatikan apakah pengendalian tertentu telah diaplikasikan kepada masukan, pemrosesan , atau keluaran. Bab ini membahas dan mengilustrasikan variasi dari praktik praktik pengendalian yang umum.
Pertimbangan etika harus diperhatikan dalam perancangan struktur pengendalian intern. Manusia merupakan elemen penting dalam stiap struktur pengendalian intern. .Penting untuk mengkomunikasikan dan memahami tujuan tujuan dari pengendalian intern. Tujuan tujuan pengendalian intern harus dipandang sebagai suatu yang relevan bagi individu individu yang akan terlibat dalam perngendalian sistem.
Analiasis atas struktur pengendalian intern membutuhkan pemahaman atas struktur baik dalam masa perancangan maupun pada saat dioperasikan. Teknik analitis yang paling umum yang digunakan dalam analisis pengendalian intern adalah kuesioner pengendalian intern. Bagan arus analistis juga bermanfaat dalam analisis pengendalian intern. Prinsip prinsip dasar dari teori yang memadai telah dibahas karena analisis manfaat dan biaya dari sistem pengendalian intern memerlukan beberapa penilaian kelayakan sistem.

4.1 Kebutuhan Akan Pengendalian

a. Pengendalian dan Eksposur
Pengendalian sangat erat hubungannya dengan eksposur, Eksposur terdiri dari dampak keuangan potensial yang berlipat ganda karena probabilitas kemunculannya. Jadi eksposur adalah risiko dikalikan dengan konsekuensi keuangannya.
Eksposur tidak timbul dari kurangnya pengendalian. Pengendalian cenderung untuk mengurangi eksposur, tetapi kurangnya pengendalian jarang menyebabkan eksposur. Eksposur melekat dalam operasi setiap organisasi dan dapat timbul karena berbagai sebab.
Eksposur-eksposur Umum
Eksposur-eksposur yang sering terjadi dalam lingkungan bisnis yang umum, antara lain:
• Biaya-biaya berlebihan
• Pendapatan menurun
• Kehilangan Aktiva
• Akuntansi yang tidak akurat
• Interupsi bisnis ( gangguan usaha atau bisnis )
• Sanksi wajib/ Sanksi perundang-undangan
• Kerugian kompetitif
• Penipuan dan penggelapan, seperti:
      - Kejahatan kerah putih
      - Penipuan Manajemen
      - Pelaporan keuangan yang keliru
      - Kejahatan perusahaan

b. Tujuan-tujuan Pengendalian dan Siklus-siklus Transaksi
• Siklus Pendapatan: Kejadian-kejadian yang berkaitan dengan pendistribusian barang dan jasa kepada pihak lain dan penagihan pembayaran.
Tujuan pengendaliannya: Pelanggan diotorisasi sesuai dengan kriteria manajemen, harga dan syarat barang dan jasa yang disediakan diotorisasi sesuai dengan kriteria manajemen.
• Siklus Pengeluaran: Kejadian-kejadian yang berkaitan dengan perolehan barang dan jasa dari pihak lain dan penetapan kewajiban yang berkaitan.
Tujuan pengendaliannya: Pemasok harus diotorisasi sesuuai dengan kriteria manajemen dan jumlah yang disampaikan kepada pemasok harus diklasifikasikan,diikhtisarkan,dan dilaporkan secara akurat.
• Siklus Produksi: Kejadian-kejadian yang berkaitan dengan transformasi sumber daya menjadi barang dan jasa.
Tujuan pengendaliannya: Rencana produksi harus diotorisasi sesuai dengan kriteria.
• Siklus Keuangan: Kejadian-kejadian yang berkaitan dengan perolehan dan manajemen dana modal termasuk kas.
Tujuan pengendaliannya: Akses ke kas dan efek-efek hanya diperbolehkan sesuai dengan kriteria manajemen.
Tujuan-tujuan pengendalian ini di ambil dari konsep struktur pengendalian intern. Pertama, manajemen harus mengembangkan struktur pengendalian intern. Struktur ini kemudian dapat di aplikasikan ke siklus-siklus transaksi dengan mengembangkan tujuan-tujuan pengendalian spesifik untuk setiap siklus.

4.2 Elemen-elemen Struktur Pengendalian Intern

            Struktur pengendalian intern perusahaan terdiri dari  kebijakan dan prosedur-prosedur untuk menyediakan jaminan yang memadai bahwa tujuan-tujuan perusahaan dapat di capai. Struktur pengendalian intern perusahaan terdiri dari tiga elemen : Lingkungan pengendalian, sistem akuntansi, dan prosedur-prosedur pengendalian. Konsep struktur pengendalian intern di dasarkan pada dua premis utama yaitu tanggung jawab manajemen dan jaminan yang memadai.

Tanggung Jawab Manajamen
Meskipun auditor ekstern, auditor intern, dan pihak-pihak lain secara langsung memperhatikan struktur pengendalian intern perusahaan, tanggung jawab utama struktur ini tetaplah pada manajemen.
Jaminan Yang Memadai
Konsep jaminan yang memadai harus di kaitkan dengan manfaat dan biaya pengendalian. Manajemen yang hati-hati tidak akan menghabiskan biaya untuk manfaat pengendalian yang lebih kecil dari biayanya.

      a. Lingkungan Pengendalian
Lingkungan pengendalian suatu organisasi merupakan dampak kolektif dari berbagai faktor dalam menetapkan, meningkatkan, atau memperbaiki efektifitas kebijakan dan prosedur-prosedur tertentu. Faktor-faktor itu mencangkup :
   
• Filosofi dan gaya operasional manajemen
      • Struktur organisasi
      • Fungsi dewan komisaris dan anggota-anggotanya
      • Metode-metode membebankan otoritas dan tanggung jawab
      • Metode-metode pengendalian manajemen
      • Fungsi audit intern
      • Kebijakan dan praktik-praktik kepegawaian
      • Pengaruh dari luar yang berkaitan dengan perusahaan
   
      b. Sistem Akuntansi
Sistem akuntansi suatu organisasi terdiri dari metode dan catatan-catatan yang di buat untuk mengidentifikasikan, mengumpulkan, menganalisis, mencatat, dan melaporkan transaksi-transaksi organisasi dan menyelenggarakan pertanggungjawaban bagi aktifadan kewajiban yang berkaitan
   
      c. Prosedur-prosedur pengendalian
Prosedur-prosedur pengendalian merupakan kebijakan dan prosedur-prosedur yang tercangkup dalam lingkungan pengendalian dan sistem akuntansi yang harus di tetapkan oleh manajemen untuk memberikan jaminan yang memadai bahwa tujuan tertentu akan dapat di capai. Pengendalian akuntansi intern meliputi rencana organisasi dan prosedur-prosedur dan pencatatan-pencatatan yang berhubungan dengan penjagaan aktiva dan kelayakan laporan keuangan. Pengendalian akuntansi intern di rancang untuk memberikan jaminan memadai bahwa tujuan-tujuan tertentu telah sesuai dengan setiap sistem aplikasi yang signifikan di dalam organisasi.

4.3 Alat Pengendalian Pemrosesan Transaksi

            Alat pengendalian pemrosesan transaksi merupakan prosedur-prosedur yang di rancang untuk meyakinkan bahwa elemen-elemen struktur pengendalian intern di implementasikan dalam sistem aplikasi khusus yang terdapat di dalam setiap siklus transaksi organisasi. Alat pengendalian pemrosesan transaksi terdiri dari pengendalian umum dan pengendalian aplikasi. Pengendalian umum mempengaruhi seluruh pmrosesan transaksi. Pengendalian aplikasi berpengaruh khusus terhadap aplikasi-aplikasi individual.

a. Pengendalian Umum
Pengendalian umum memperhatikan keseluruhan lingkungan pemrosesan transaksi. Pengendalian umum mencangkup hal-hal berikut ini :
      • Rencana pengorganisasian pemrosesan transaksi
      • Prosedur-prosedur oprasi umum
      • Masalah pengendalian peralatan
      • Pengendalian peralatan dan akses data

b. Pengendalian Aplikasi
Pengendalian aplikasi di khususkan untuk aplikasi individual. Pengendalian-pengendalian aplikasi di kategorikan menjadi pengendalian masukan, pemrosesan, dan keluaran.
Kategori-kategori ini berkaitan dengan langkah-langkah dasar dalam silus pengolahan data.

c. Pengendalian Preventif, Detektif, Dan Korektif
Pengendalian Preventif di lakukan untuk mencegah kekeliruan dan penipuan sebelum keduanya terjadi, terutama pada masukkan dan pemrosesan pada pemrosesan transaksi. Pengandalian Detektif di lakukan untuk mengatasi kekeliruan dan penipuan setelah keduanya terjadi. Pengendalian Korektif digunakan untuk mengoreksi kekeliruan.

4.4 Etika dan Struktur Pengendalian

a. Etika dan Budaya Perusahaan
Banyak perusahaan yang telah mengadopsi peraturan kode etika yang merupakan pedoman dalam menjalankan bisnis sesuai etika. Begitupun, banyak organisasi profesonal, seperti AICPA, yang mengadopsi peraturan ini peraturan kode etik ini umumnya di tulis dalam bahasa hukum yang berfokus pada hal-hal yang mungkin di langgar.
Banyak yang menentang dengan mengatakan bahwa setiap perusahaan memiliki budayanya sendiri, yang di sebut budaya perushaan, yang mungkin meningkatkan atau mengabaikan etika. Budaya perusahaan tergantung pada tingkah laku, dan praktik kerja para karyawan. Untuk setiap program etika kerja, perusahaan harus memiliki audit budaya atas perlaku budaya dan etika perusahaannya.

b. Mengkomunikasikan Tujuan-tujuan Pengendalian Intern
Manusia merupakan elemen penting dari setiap struktur prngrndalian intern. Fungsi prinspal dari pengendalian intern adalah mempengaruhi tingkah laku manusia dalam suatu sistem bisnis. Jadi, perilaku dan aktifitas-aktifitas perlu di kelola dan di kendalikan sehingga tujuan organisasi dapat di capai. Tujuan pengendalian intern harus di pandang secara relevan dengan individu yang menjalankan sistem pengendalian tersebut. Sistem harus di rancang sedemikian rupa sehingga pegawai yakin bahwa pengendalian bertujuan melindungi kesulitan-kesulitan atau krisis-krisis dalam oprasi organisasi yang sebaliknya dapat mempengaruhi mereka secara pribadi.