Tugas ke 3 Softskill Sistem Informasi Akuntansi

BAB 8. PENGEMBANGAN KEPUTUSAN & LAPORAN - LAPORAN MANAJEMEN

Proses Pengambilan Keputusan Dalam suatu organisasi, kekuasaan untuk membuat keputusan didelegasikan kepada manajer. manajemen didesentralisasikan sampai suatu tingkat diman keputusan-keputusan dibuat pada tingkatan terendah organisasi dan disentralisasikan sampai ke tingkatan atas organisasi.

  Langkah-langkah dalam proses pengambilan keputusan adalah :

1.        Mengidentifikasi masalah

Seorang pengambil keputusan biasanya tidak memecahkan suatu masalah sampai ia dapat dengan benar mengidentifikasi nya.

Langkah-langkah yang harus di lakukan :

• ·      Kriteria keputusan : membentuk dasar pengambil keputusan. Kriteria tersebut dapat berwujud atau tidak berwujud.

• ·      Identifikasi kriteria keputusan dan menetapkan nilai terimbang : terhadap setiap faktor ditetapkan nilai numerik sebagai ukuran terimbangannya.

• ·      Merating setiap alternatif : menetapkan suatu nilai mentah ( raw score/RS ) untuk setiap kriteria dengan skala -5 s/d 5.

• ·      Menghitung nilai tertimbang :menghitung nilai tertimbang ( weighted score/WS ) untuk setiap faktor keputusan dan setiap alternatif dengan mengalikan nilai tertimbang dengan nilai RS.

     2.          Mengimplementasikan solusi yang terbaik

 Tahap-tahap imlementasi :

• Mengatur pembiayaan proyek

• Menegosiasi kontrak dengan para pemasok dan kontraktor

• Mendapatkan lisensi, mendapatkan izin, dan wilayah otorisasi

• Mengorganisasi program pelatihan kembali untuk para pegawai yang dihadapkan dengan praktik-praktik, prosedur, dan peralatan baru

• ·      Merencanakan perubahan dari sistem lama ke system baru

     3.        Melakukan pemeriksaan pasca-implementasi 

Tujuan pemeriksaan adalah untuk menentukan apakah keputusan dan proses pengambilan keputusan sudah tepat.

8.1 Manajer & Keputusan.

1. PERENCANAAN DAN PENGENDALIAN.
   Perencanaan dan pengendalian merupakan aktivitas-aktivitas fundamental yang biasa dilakukan oleh seluruh manajer. Setelah manajemen menetapkan tujuan- tujuan umum, maka manajemen akan berupaya mencapai tujuan tersebut melalui pengambilan keputusan sehari-hari. 
2. PENGAMBILAN KEPUTUSAN.
   Konstribusi utama seorang manager kepada perusahaan adalah pengambilan keputusan. Ada enam tahap sistematis yang biasanya dilakukan oleh seorang manager ketika mengambil keputusan :

1.  Keputusan perencanaan taktis

Keputusan perencanaan taktis berada di bawah keputusan strategis dan dibuat oleh manajemen tengah. Jangka wktu keputusan ini pendek , lebis spesifik, berulang, hasilny lebih pasti, dan kurang berpengaruh pada perusahaan dibandingkan keputusan strategis.

2. Keputusan kontrol manajemen

Salah satu kegiatan kontrol manajemen adalah memotivasai para manajer di semua wilayah fungsional untuk menggunakan sumber daya, termasuk bahan baku, personel, dan aktiva keuangan seproduktif mungkin.

3. Keputusan kontrol operasional

Kontrol operasional memastikan bahwa perusahaan beroperasi sesuai dengan kriteria yang telah ditetapkan sebelumnya. Ke putusan kontrol  operasional memiliki  tiga elemen dasar, yaitu : penetapan standar, evaluasi kinerja, dan melakukan tindakan perbaikan ( korektif).

1. Mengidentifikasikan dan mendefinisikan masalah.
   Merupakan bagian paling sulit dari proses pengambilan keputusan. Alasannya manajer seringkali sulit membedakan masalah itu sendiri dengan gejala-gejala dari suatu masalah.
2. Menentukan alternative masalah.
   Pemilihan tindakan tertentu oleh manajer. Agar manajer dapat membuat pilihan yang tepat, penting baginya untuk mengetahui setiap alternative tindakan yang tersedia.
3. Mengevaluasi alternative.
   Setelah alternative dianggap layak, manajer harus mengevaluasi keunggulan-keunggulan relative dari setiap alternative. Suatu kerangka kerja yang bermanfaat dalam mengevaluasi berbagai alternative adalah pendekatan manfaat-biaya ( Cost Benefit Approach)
4. Memilih alternative terbaik.
   Pemilihan alternative terbaik merupakan bagian paling mudah dalam proses pengambilan keputusan.Untuk memilih alternative terbaik, 2 hal yang harus dilakukan manajer :
• Mendefinisikan atau membatasi tujuan
• Menentukan pilihan yang sesuai dengan tujuan tersebut

3. PERANGKAT LUNAK UNTUK MENGAMBIL KEPUTUSAN.
   Perangkat lunak komputer telah dikembangkan untuk membantu manager dalam pengambilan keputusan. Perangkat lunak database membantu manager untuk mengumpulkan informasi yg relevan untuk suatu keputusan dan memungkinkan manager untuk melakukan kueri terstruktur atas informasi dalam database. Perangkat luanak pendukung keputusan dan perangkat lunak sistem ahli menyediakan bantuan dalam melakukan perhitungan dan menyediakan saran-saran ahli mengenai keputusan managemen tertentu.

8.2 Pelaporan Kepada Manajemen.

1. Jenis-jenis laporan.
   Laporan perencanaan umumnya berbentuk anggaran dan bermanfaat untuk membantu manajer dalam mengalokasikan dan memperoleh sumber daya untuk operasi perusahaan dimasa yang akan datang. Laporan pengendalian membantu manajer meyakinkan dirinya bahwa operasi berjalan sesuai rencana.Laporan operasional berfokus pada keadaan operasi sekarang dalam perusahaan. Tujuannya utamanya adalah untuk membantu individu-individu dalam melakukan aktivitas operasional sehari-hari.

2. Sistem Pelaporan Keuangan dan Biaya.
   Sistem ini berfokus pada pembuatan atau penyajian laporan-laporan tradisional, yaitu laporan laba rugi, laporan posisi keuangan. Terdapat 2 jenis sistem akuntansi biaya yaitu: sistem biaya atas order kerja dan sistem biaya atas proses.

3. Sistem Pelaporan Akuntansi Pertanggung jawaban.
   Menyatakan bahwa seluruh kejadian dalam lingkungan perusahaan dapat ditelusuri ke pertanggung jawaban individu tertentu. Sistem akuntansi pertanggungjawaban biasanya mampu mengalokasikan biaya ke pusat-pusat pertanggungjawaban yg relevan.

4. Sistem Pelaporan Profitabilitas.
   Pelaporan ini tidak hanya bermanfaat sebagai alat bantu dalam melakukan evaluasi. Disamping itu, pelaporan profitabilitas memiliki keunggulan yaitu memberi pandangan kepada masing-masing manajer mengenai konstribusi unit-unit organisasi terhadap laba perusahaan secara keseluruhan.

9.   PEMROSESAN FILE DAN KONSEP MANAJEMEN DATA

9.I. Tinjauan sekilas tentang teknologi database. 

Di era sekarang ini, banyak sekali teknologi yang semakin canggih. Salah satunya adalah database. Teknologi database merupakan kumpulan informasi yang disimpan di dalam komputer secara sistematik sehingga dapat diperiksa menggunakan program komputer untuk memperoleh informasi dari basis data tersebut. Dahulu sebelum ada system database , kita bisa bayangkan bagaimana sulit dan repotnya untuk mengelola data yang sedemikian banyaknya. Contoh data, nasabah, data mahasisawa , data karyawan, data kependudukan, dan data yang lain. 

Sebuah basis data juga memiliki skema, yang memberi penjelasan terstruktur dari jenis fakta yang tersimpan di dalamnya. Skema menggambarkan obyek yang diwakili suatu basis data, dan hubungan di antara obyek tersebut. Macam-macam perangkat lunak database antara lain dibagi menjadi 2 yaitu :

1. Pemrograman basis data tingkat tinggi (high level) : Microsoft SQL Server, Oracle, Interbase, XBase, Firebird, MySQL, PostgreSQL, Microsoft Access, dBase III, Paradox, FoxPro, Visual FoxPro, Force, Visual dBase,dll.

2. Pemrograman basis data tingkat rendah (low level) :Btrieve dan Tsunami Record Manager.

Teknologi database merupakan aplikasi yang berbasiskan pada web disertai dengan penerapan teknologi terbaru dari Microsoft’s .NET, yang memungkinkan sebuah perusahaan dapat mengakses informasi, menjalankan bisnis dan melakukan hubungan dengan para pelanggan dan rekan bisnis setiap saat dan di mana saja melalui internet.

Teknologi database sangat fleksibel dan disertai dengan kemampuan yang tinggi untuk dapat dikonfigurasikan / disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan. Fungsi yang diberikan oleh teknologi database juga dapat menjadikan tugas-tugas administrasi menjadi sangat minimum sekali.

Dengan Software database, suatu manajemen yang lengkap dan terintegrasi dalam hal perencanaan, barang/stok, produksi dan keuangan, akan memberikan kemampuan kepada perusahaan untuk mengurangi biaya-biaya operasional dan meningkatkan produktifitas, kualitas dan kontrol terhadap operasional perusahaan.Dan juga akan terjadi suatu keterikatan dan integrasi dari fungsi-fungsi penjualan, marketing, bantuan teknis dan adanya fasilitas e-commerce yang tersedia, perusahaan akan mampu untuk menunjang dan meningkatkan penjualan, memberikan kepuasan yang lebih kepada para pelanggan.

Kemudahan yang dapat dicapai dalam dunia bisnis bila ada database adalah :

· Pengolah dan penganalisa data perusahaan.

· Instalasi dan upgrade seluruh terminal secara bersamaan.

· Fasilitas untuk meng-import data dan menggunakannya secara mudah dan cepat dengan “Import Wizards”.

· Tampilan dapat disesuaikan dengan selera pemakai (Personalized) dengan mensetting beberapa pilihan, tanpa harus melakukan modifikasi terhadap program.

· Mendeteksi permasalahan sebelum terjadi dengan fungsi “Self-diagnostic”.

9.2. Evaluasi teknologi database

Pangkalan data atau basis data (bahasa Inggris: database) adalah kumpulan informasi yang disimpan di dalam komputer secara sistematik sehingga dapat diperiksa menggunakan suatu program komputer untuk memperoleh informasi dari basis data tersebut. Perangkat lunak yang digunakan untuk mengelola dan memanggil kueri (query) basis data disebut sistem manajemen basis data (database management system, DBMS). 

Istilah "basis data" berawal dari ilmu komputer. Meskipun kemudian artinya semakin Catatan yang mirip dengan basis data sebenarnya sudah ada sebelum revolusi industri yaitu dalam bentuk buku besar, kuitansi dan kumpulan data yang berhubungan dengan bisnis.

Konsep dasar dari basis data adalah kumpulan dari catatan-catatan, atau potongan dari pengetahuan. Sebuah basis data memiliki penjelasan terstruktur dari jenis fakta yang tersimpan di dalamnya: penjelasan ini disebut skema. Skema menggambarkan obyek yang diwakili suatu basis data, dan hubungan di antara obyek tersebut. Ada banyak cara untuk mengorganisasi skema, atau memodelkan struktur basis data: ini dikenal sebagai model basis data atau model data. Model yang umum digunakan sekarang adalah model relasional, yang menurut istilah layman mewakili semua informasi dalam bentuk tabel-tabel yang saling berhubungan dimana setiap tabel terdiri dari baris dan kolom (definisi yang sebenarnya menggunakan terminologi matematika). Dalam model ini, hubungan antar tabel diwakili denga menggunakan nilai yang sama antar tabel. Model yang lain seperti model hierarkis dan model jaringan menggunakan cara yang lebih eksplisit untuk mewakili hubungan antar tabel.

9.3. Sistem manajemen database (SMD) dan arsitekturnya

Sistem manajemen basis data (Bahasa Inggris: database management system, DBMS), atau kadang disingkat SMBD, adalah suatu sistem atau perangkat lunak yang dirancang untuk mengelola suatu basis data dan menjalankan operasi terhadap data yang diminta banyak pengguna. Contoh tipikal SMBD adalah akuntansi, sumber daya manusia, dan sistem pendukung pelanggan, SMBD telah berkembang menjadi bagian standar di bagian pendukung (back office) suatu perusahaan. Contoh SMBD adalah Oracle, SQL server 2000/2003, MS Access, MySQL dan sebagainya. DBMS merupakan perangkat lunak yang dirancang untuk dapat melakukan utilisasi dan mengelola koleksi data dalam jumah yang besar. DBMS juga dirancang untuk dapat melakukan masnipulasi data secara lebih mudah. Sebelum adanya BMS maka data pada umumnya disimpan dalam bentuk flatfile, yaitu file teks yang ada pada sistem operasi. Sampai sekarangpun masih ada aplikasi yang menyimpan data dalam bentuk flat secara langsung. Menyimpan data dalam bentuk flat file mempunyai kelebihan dan kekurangan. Penyimpanan dalam bentuk ini akan mempunyai manfaat yang optimal jika ukuran filenya relatif kecil, seperti file passwd. File passwd pada umumnya hanya digunakan untuk menyimpan nama yang jumlahnya tidak lebih dari 1000 orang. Selain dalam bentuk flat file, penyimpanan data juga dapat dilakukan dengan menggunakan program bantu seperti spreadsheet. Penggunaan perangkat lunak ini memperbaiki beberapa kelemahan dari flat file, seperti bertambahnya kecepatan dalam pengolahan data. Namun demikian metode ini masih memiliki banyak kelemahan, diantaranya adalah masalah manajemen dan keamanan data yang masih kurang. Penyimpanan data dalam bentuk DBMS mempunyai banyak manfaat dan kelebihan dibandingkan dengan penyimpanan dalam bentuk flat file atau spreadsheet, diantaranya :

1.    Performance yang idapat dengan penyimpanan dalam bentuk DBMS cukup besar, sangat jauh berbeda dengan performance data yang disimpan dalam bentuk flat file. Disamping memiliki unjuk kerja yang lebih baik, juga akan didapatkan efisiensi penggunaan media penyimpanan dan memori

2.  Integritas data lebih terjamin dengan penggunaan DBMS. Masalah redudansi sering terjadi dalam DBMS. Redudansi adalah kejadian berulangnya data atau kumpulan data yang sama dalam sebuah database yang mengakibatkan pemborosan media penyimpanan.

3.  Independensi. Perubahan struktur database dimungkinkan terjadi tanpa harus mengubah aplikasi yang mengaksesnya sehingga pembuatan antarmuka ke dalam data akan lebih mudah dengan penggunaan DBMS.

4. Sentralisasi. Data yang terpusat akan mempermudah pengelolaan database. kemudahan di dalam melakukan bagi pakai dengan DBMS dan juga kekonsistenan data yang diakses secara bersama-sama akan lebiih terjamin dari pada data disimpan dalam bentuk file atau worksheet yang tersebar.

5. Sekuritas. DBMS memiliki sistem keamanan yang lebih fleksibel daripada pengamanan pada file sistem operasi. Keamanan dalam DBMS akan memberikan keluwesan dalam pemberian hak akses kepada pengguna.

10. SISTEM PEMROSESAN DATA ELEKTRONIK

        Dengan tenaga proses informasi; manajemen mendapatkan peralatan yang lebih baik untuk melakukan pengolahan informasi yang lebih akurat.

      Proses data elektronik berhubungan dengan penggunaan komputer dalam proses data yang diubah melalui msn kode yang mengandung sinyal listrik. Selain komputer, alat dan prosedur lain untuk mengubah data yang dapat dibaca dan bermanfaat bagi manajemen. Kombinasi perangkat keras, prosedur dan perangkat lunak diperlukan untuk mengoperasikan sistem proses data elektronik. Karena penggunaan komputer sangat dominan dalam sistem ini, maka sistem ini disebut sistem komputer. Bab ini membahas tentang asal usul komputer dan bagaimana fungsi sebuah sistem.

10.1  Sistem Masukan
 

Input pada sistem komputer dapat dibagi dalam dua bentuk : program atau serangkaian instruksi yang memberitahukan komputer operasi apa yang harus dikerjakan, dan data yang harus diproses. Teknisi yang terlatih, disebut programer, merencanakan perubahan data yang belum diproses ke dalam sebuah media seperti kartu berlubang, pita kertas berlubang, atau pita magnetik yang dapat diterima komputer.

Berikut bentuk-bentuk input data yang dapat digunakan pada sistem komputer modern :

1. Kartu berlubang, yang memasukkan data ke dalam mesin lubang kunci dan kemudian ditransfer ke dalam komputer dengan alat pembaca kartu (card reader).
2. Pita kertas berlubang, menggunakan sebuah kode dengan lima sampai delapan saluran.
3. Pita Magnetik, data dicatat sebagai titik-titik magnetis untuk menciptakan sinyal listrik.
4. Disket magnetik, disket metal tipis yang di kedua sisinya dilapisi materi pencatat.
5. Scanner optik yang membaca dokumen cetak maupun tulisan tangan.
6. Pembaca karakter tinta magnetik yang membaca simbol cetak dalam tinta magnetik pada dokumen seperti blangko cek bank, yang dirancang untuk dikembalikan ke pengirim.
7. Mesin tik dan terminal data, yang digunakan untuk input data secara langsung, untuk memperbaharui data yang telah disimpan dalam komputer, dan untuk mencari data dalam komputer.
8. Alat titik penjualan, menggunakan penanda karakter optik untuk mencetak dan membaca pita jurnal atau alat perekam magnetik dengan biaya yang murah.

10.2Sistem Pemrosesan
 

Daerah kerja utama dalam komputer adalah unit proses pusat (CPU), dan di dalamnya ada tiga unit operasi. Data dan instruksi masuk ke dalam unit penyimpanan primer (disebut memori utama atau penyimpanan utama) sebelum proses dimulai; atau dapat disimpan dalam penyimpanan sekunder seperti pita magnetik dan disket magnetik yang dapat menambah kapasitas penyimpanan sistem komputer. Tapi, isi penyimpanan sekunder dapat di proses dan dapat dimasukkan kembali ke dalam unit penyimpanan primer.

Arus data. Untuk di proses, data yang tersimpan di penyimpanan primer harus di transfer ke logika aritmatika tempat terjadinya proses.

Dalam sebuah sistem, data yang akan di proses harus digambarkan dalam berbagai bentuk dan menggunakan ciri-ciri sesuai dengan output yang diinginkan. Dalam komputer data digambarkan dalam dua bentuk : yaitu hadir (status pertama) atau absen (status kedua) dari sinyal elektronik dalam bagian tertentu atau sirkuit. Ini disebut kode biner dimana semua huruf dan angka dikodekan dengan simbol “0″ dan ’1′ dalam berbagai kombinasi.

Bila kode biner digunakan, semua angka, huruf dan ciri-ciri khusus dinyatakan sebagai kombinasi 0 atau 1, dan setiap ciri disebut biner digit atau lebih umum dengan singkatan “bit”.Untuk komputasi aritmatika, sebagian besar komputer menggunakan versi sistem biner kode desimal dimana hanya posisi empat biner pertama yang digunakan.

Penyimpanan primer dan penyimpanan sekunder adalah jenis penyimpanan dalam sistem komputer. Penyimpanan primer ada dalam CPU dan digunakan untuk menyimpan semua data dan instruksi, memproses data, dan mengambil data yang telah diproses untuk dibaca.Bila data disimpan pada penyimpanan sekunder, yaitu diluar komputer, data tersebut dapat dimasukkan kembali dalam computer.

10.3   Sistem Keluaran
 

Setelah program dijalankan, hasil operasi komputer atau output di komunikasikan kepada pengguna. Jenis-jenis peralatan utama untuk output :

1. Printer.
2. Layar Visual (terminal).
3. Unit respon suara.
4. Alat output tujuan khusus

 

PENGEMBANGAN SISTEM : SUATU SURVEI

1. Siklus Hidup Pengembangan System
Sistem Informasi adalah suatu sinergi antara data, mesin pengolah data (yang biasanya meliputi komputer, program aplikasi dan jaringan) dan manusia untuk menghasilkan informasi. Jadi sistem informasi bukan hanya aplikasi perangkat lunak. Sistem Informasi ada pada hampir setiap perusahaan atau instansi untuk mendukung kegiatan bisnis mereka sehari-hari. Biasanya porsi pengerjaan pengembangan sistem informasi diserahkan kepada orang orang yang bekerja di bidang Teknologi Informasi.
Dalam membangun suatu sistem informasi (dalam hal ini lebih mengacu kepada pengertian aplikasi perangkat lunak) digunakan metode Siklus Hidup Pengembangan Sistem (System Development Life Cycle atau SDLC). SDLC terdiri dari sejumlah tahapan yang dilaksanakan secara berurutan. Secara umum tahapan dari SDLC adalah sebagai berikut:
1. Pengumpulan data (data gathering)
Jika sudah ada sistem yang berjalan sebelumnya maka perlu dilakukan pengumpulan data dan informasi yang dihasilkan dari sistem yang ada. Pengumpulan laporan (report), cetakan (print-out), dsb baik yang sudah ada maupun yang diharapkan untuk ada pada sistem yang baru. Interview danquestionnaire terhadap orang-orang yang terlibat dalam sistem juga mungkin perlu dilakukan. Apabila sistem yang akan dikembangkan benar-benar baru (belum ada sistem informasi sebelumnya) maka pada tahapan ini pengembang bisa lebih menekankan kepada studi kelayakan dan definisi sistem.
2. Analisa Sistem
Jika tahapan pengumpulan data dilakukan dengan melibatkan klien atau pengguna sistem informasi, maka mulai dari tahapan analisa lebih banyak dilakukan oleh pihak pengembang sendiri. Analisa terhadap sistem yang sedang berjalan dan sistem yang akan dikembangkan. Mendefinisikan objek-objek yang terlibat dalam sistem dan batasan sistem.
3. Perancangan Sistem (design)
Merancang alir kerja (workflow) dari sistem dalam bentuk diagram alir (flowchart) atau Data Flow Diagram (DFD). Merancang basis data (database) dalam bentuk Entity Relationship Diagram (ERD) bisa juga sekalian membuat basis data secara fisik. Merancang input ouput aplikasi (interface) dan menentukan form-form dari setiap modul yang ada. Merancang arsitektur aplikasi dan jika diperlukan menentukan juga kerangka kerja (framework) aplikasi. Pada tahapan ini atau sebelumnya sudah ditentukan teknologi dan tools yang akan digunakan baik selama tahap pengembangan (development) maupun pada saat implementasi (deployment).
4. Penulisan kode program (Coding)
Programming (desktop application) atau Scripting (web-based application) hanyalah salah satu tahapan dari siklus hidup pengembangan sistem. Tahapan ini dilakukan oleh satu atau lebih programmer. Jika tahapan analisa dan perancangan sistem telah dilakukan dengan baik, maka porsi tahapan coding tidaklah besar.
5. Testing
Biasanya tahapan ini dilakukan oleh Quality Assurance dari pihak pengembang untuk memastikan bahwa software yang dibangun telah berjalan sesuai dengan yang diharapkan. Salah satu metodenya bisa dengan menginput sejumlah data pada sistem baru dan membandingkan hasilnya dengan sistem lama. Apabila diperlukan maka tahapan ini bisa dibagi menjadi dua yaitu testing oleh pihak pengembang (alpha testing) dan testing oleh pihak pengguna (beta testing).
6. Instalasi
Pada pengembangan aplikasi Client-Server, umumnya terdapat server untuk development, testing danproduction. Server development berada di tempat pengembang dan dipergunakan selama pengembangan dan bisa juga setelahnya untuk perbaikan aplikasi secara terus menerus (continuous improvements). Server testing berada di tempat pengembang dan bisa juga di tempat pengguna apabila diperlukan beta testing. Setelah aplikasi dirasa siap untuk dipergunakan maka digunakanlah server production yang berada di tempat pengguna. Pada prakteknya di tempat pengembang juga bisa terdapat serverproduction yaitu server yang memiliki spesifikasi hardware dan software yang sama dengan server di tempat pengguna. Hal ini dimaksudkan agar apabila ditemukan error atau bug pada aplikasi di tempat pengguna maka pengembang dapat mudah mencari penyebabnya pada server production mereka.
7. Pelatihan
Pihak pengembang memberikan training bagi para pengguna program aplikasi sistem informasi ini. Apabila sebelumnya tidak dilakukan beta testing maka pada tahapan ini juga bisa dilangsungkan User Acceptance Test.
8. Pemeliharaan
Maintenance bertujuan untuk memastikan bahwa sistem yang digunakan oleh pihak pengguna benar-benar telah stabil dan terbebas dari error dan bug. Pemeliharaan ini biasanya berkaitan dengan masa garansi yang diberikan oleh pihak pengembang sesuai dengan perjanjian dengan pihak pengguna. Lamanya waktu pemeliharaan sangat bervariasi. Namun pada umumnya sistem informasi yang kompleks membutuhkan masa pemeliharaan dari enam bulan hingga seumur hidup program aplikasi.

Secara teori inilah siklus hidup pengembangan sistem. Namun pada prakteknya hal ini tidaklah selalu mulus untuk dilaksanakan. Banyak faktor yang mempengaruhi keberhasilan pengembangan sistem informasi. Terutama adalah pada faktor manusia yang terlibat. Dari pihak pengembang, kurangnya keahlian dan pengalaman bisa menyebabkan kesalahan dalam satu tahapan sehingga menyebabkan siklus ini harus diulangi dari tahapan yang salah. Bisa terjadi bahwa siklus ini dilakukan sampai berulang-ulang.

Dari pihak pengguna, idealnya perlu bersama-sama dengan pihak pengembang untuk memahami sistem informasi mulai dari awal siklus hidup pengembangan sistem. Namun yang sering terjadi pihak pengguna menyerahkan semuanya kepada pihak pengembang sehingga pada saat implementasi (testing atau training) pihak pengguna tidak menyetujui (menolak) sebagian atau seluruh rancangan dari sistem yang telah selesai dibangun oleh pihak pengembang.

Apabila perlu dilakukan revisi dan pengulangan tahapan siklus hidup pengembangan sistem tentu saja akan menambah beban biaya, tenaga dan waktu dari kedua belah pihak. Hal-hal seperti inilah yang menyebabkan banyak proyek pengembangan sistem informasi gagal atau berhenti di tengah jalan.

2. Standar - Standar Dokumentasi
Tinjauan atas dokumentasi pengembangan sistem

Format khusus dari dokumentasi pengembangan sistem biasanya disebutkan dalam standar-standar dokumentasi pengembangan sistem organisasi.
1. Studi kelayakan: analisis yang dilakukan untuk menentukan apakah proyek layak dipertimbangkan atau tidak. Tujuannya untuk menjawab seluruh pertanyaan kelayakan teknis, ekonomis dan operasional.
2. Diagram arus logis
3. Kamus-kamus data: mendokumentasikan muatan khusus basis data
4. Perancangan konseptual: dasar perancangan sistem yang rinci.
5. Laporan perancangan sistem: translasi dari laporan perancangan konseptual ke dalam kinerja sistem yang rinci dan spesifikasi fungsional yang diperlukan untuk memulai perancangan sistem secara fisik
6. Bagan alir dan tabel keputusan
7. Deskripsi program
8. Prosedur-prosedur operasi, manual berjalan. Manual berjalan adalah kumpulan dokumen yang terorganisasi yang berkaitan dengan prosedur-prosedur operasi mencakup aplikasi-aplikasi tertentu
9. Deskripsi berkas; prosedur-prosedur memasukkan data
10. Rencana pengubahan
11. Skedul operasi dan perwatan
12. Rencana audit
13. Komentar pemakai

3. Teknologi dan Praktik Pengembangan Sistem

Pengendalian Produktivitas Analis/Pemrogram
Pemrograman terstruktur adalah konsep yang berkaitan dengan gaya pemrograman umum, dan dalam sebagian besar format abstraknya, merupakan jenis dari logika simbolis, yang berkaitan dengan ketepatan dan perancangan program. Structured programming meliputi pengembangan standar rancangan program yang menspesifikasikan bagaimana cara para pemrograman dan bagaimana program-program dirancang secara memadai
Computer aidded software engineering (CASE)
CASE merupakan proses yang menggunakan teknologi perangkat lunak komputer yang menunjang bidang rekayasa otomatis untuk mengembangkan dan memelihara perangkat lunak. CASE ditujukan untuk meningkatkan produktivitas, memperbaiki kualitas perangkat lunak melalui perbaikan standar dan analisis dan mengurangi biaya pengembangan. CASE terdiri atas beragam peralatan:
1. Repositori (pusat CASE)
2. Peralatan pendiagraman
3. Pemverifikasi syntax
4. d. Prototyping
5. Pembuatan kode
6. Manajemen proyek
Secara konseptual terdapat beberapa masalah dalam pendekatan prototyping
1. Sistem yang tidak selesai tidak dapat diterima sebagai sesuatu yang selesai
2. Kesulitan mengelola dan mengendalikan proses yang menimbulkan banyak perubahan

Rekayasa Ulang
Adalah proses pengutipan segmen-segmen kode yang digunakan ulang dari perangkat lunak yang ada, kemudian merestrukturisasi kode ini untuk meningkatkan efisiensi dan kegunaan ulangnya.

Pengendalian Perubahan Progam
Pengendalian perubahan program memperhatikan pemeliharaan program aplikasi. Tujuan pengendalian itu adalah untuk mencegah penggelapan yang potensial dan perubahan yang tidak terotorisasi sebelum progam-program diuji dan disetujui.

Pemisahan Tugas
Dokumentasi perubahan program harus diakumulasikan dalam perubahan program, yang menyediakan akumulasi perbuahan untuk setiap program aplikasi terpisah.

Administrasi Basis Data (DBA)
Fungsi administrasi basis data (DBA) merupakan hal penting dalam perancangan dan pengendalian seluruh elemen manajemen data dan sistem basis data. Fungsi DBA seperti pendefinisan data dan keamanan data, sc tradisionaldilaksanakan secara terpisah, barangkali juga oleh orang yang berbeda, untuk setiap program aplikasi terpisah dan berkas-berkas yang berkaitan.

4. Perencanaan dan Pengorganisasian Proyek Sistem

Seleksi Proyek
Jika sumber daya organisasi terbatas, sumberdaya pengembangan proyek harus dialokasikan ke proyek-proyek yang bersangkutan yang dapat menghasilkan manfaat terbesar bagi organisasi. Seleksi proyek biasanya merupakan tanggungjawab dewan pengarah(steering committee) atau unit organisasi lain untuk menjamin adanya partisipasi pemakai dalam proses seleksi.

Tim Proyek
Pimpinan proyek memiliki tanggungjawab langung kepada dewan pengarah dalam hal perkembangan dan penyelesaian proyek. Dewan pengarah atau unit organisasi serupa digunakan sebagai jaminan adanya keterlibatan pemakai dalam pekerjaan di departemen sistem informasi.

Perincian Proyek Ke Dalam Tahap-Tahap Dan Tugas-Tugas
Untuk merencanakan dan mengendalikan proyek secara efektif, aktivitas-aktivitas yang dibutuhkan dirincikan atau dipilah-pilah menjadi daftar tugas dan tahap-tahap yang lengkap. Tujuan perincina proyek adalah membantu penugasan dan pengendalian tenaga kerja dan sumberdaya proyek lainnnya.

Estimasi Waktu
Mengestimasikan wakt penyelesaian tugas secara akurat untuk proyek sistem merupakan hal yang sulit karena adanya ketidakpastian-ketidakpastian yang inheren dalam pengembangan sistem.
Pengukuran kerja mencakup empat dasar:
1. Identifikasikan tugas-tugas yang akan diestimasikan
2. Untuk setiap tugas, estimasikan total ukuran atau volume tugas dalam suatu pola tertentu
3. Konversikan estimasi ukuran atau volume ke dalam estimasi waktu dengan mengalikan estimasi ukuran atau volume dengan tarif pemrosesan standar atau yang diestimasikan
4. Sesuaikan tarif pemrosesan yang diestimasikan untuk mempertimbangkan masalah-masalah seperti waktu menganggur, kompleksitas tugas, atau pembaruan tugas-tugas

APLIKASI - APLIKASI SIKLUS PRODUKSI DAN KEUANGAN

           Aplikasi siklus produksi dan keuangan. Siklus produksi memproses transaksi akuntansi yang mencatat empat peristiwa ekonomi diantaranya permintaan barang dan jasa oleh pelanggan, pengiriman barang atau jasanya, permintaan pembayaran, dan tanda terima pembayaran.

1. Aplikasi - Aplikasi Siklus Produksi
Ada empat aktivitas dasar dalam siklus produksi :
• Perancangan Produk
Desain produk dapat didefinisikan sebagai generasi ide, pengembangan konsep, pengujian dan pelaksanaan manufaktur (objek fisik) atau jasa. Desainer produk konsep dan mengevaluasi ide-ide, membuat mereka nyata melalui produk dalam pendekatan yang lebih sistematis. Peran seorang desainer produk meliputi berbagai karakteristik manajer pemasaran, manajer produk, industri dan desain insinyur perancang.
• Perencanaan dan Penjadwalan
Perencanaan dan penjadwalan adalah satu kegiatan yang sangat penting untuk meningkatkan efisiensi dalam organisasi pemeliharaan dan untuk mencapai pemeliharaan tingkat dunia.
• Operasi Produksi
operasi adalah kegiatan merubah bentuk bukan pada hasilnya. Kegiatan operasi dapat dilakukan oleh lembaga pencari laba, misalnya perusahaan mebel, jasa angkutan, dan lembaga bukan pencari laba, misalnya panti asuhan. Pengertian dari produksi adalah kegiatan menghasilkan barang untuk tujuan memperoleh keuntungan. Pengertian ini terlalu sempit, sebab produksi juga dapat menghasilkan jasa, baik untuk tujuan memperoleh keuntungan atau tidak.
• Akuntansi Biaya
suatu bidang akuntansi yang diperuntukkan bagi proses pelacakan, pencatatan, dan analisa terhadap biaya-biaya yang berhubungan dengan aktivitas suatu organisasi untuk menghasilkan barang atau jasa. Biaya didefinisikan sebagai waktu dan sumber daya yang dibutuhkan dan menurut konvensi diukur dengan satuan mata uang.

2. Aplikasi - Aplikasi Siklus Keuangan
Siklus ini memproses dua kejadian ekonomi, perolehan kapital dan penggunaan kapital untuk memperoleh pemilikan. Sistem aplikasi dalam siklus keuangan yaitu :
• Sistem Pemilikan.
Sistem berasal dari bahasa Latin (systēma) dan bahasa Yunani (sustēma) adalah suatu kesatuan yang terdiri komponen atau elemen yang dihubungkan bersama untuk memudahkan aliran informasi, materi atau energi untuk mencapai suatu tujuan, sedangkan kepemilikan adalah kekuasaan yang didukung secara sosial untuk memegang kontrol terhadap sesuatu yang dimiliki secara eksklusif dan menggunakannya untuk tujuan pribadi. Jadi sistem pemilikan adalah sebuah komponen atau elemen yang dimiliki secara eksklusif serta memegang kontrol terhadap sesuatu.
• Sistem Catatan Jurnal.
pencatatan transaksi keuangan. Transaksi meliputi penjualan, pembelian, pendapatan, dan pengeluaran oleh perseorangan maupun organisasi. Pembukuan biasanya dilakukan oleh seorang ahli pembukuan.
• Sistem Pelaporan Keuangan.
Laporan keuangan adalah catatan informasi keuangan suatu perusahaan pada suatu periode akuntansi yang dapat digunakan untuk menggambarkan kinerja perusahaan tersebut. Laporan keuangan adalah bagian dari proses pelaporan keuangan. Laporan keuangan yang lengkap biasanya meliputi:
1. Laporan neraca
2. Laporan laba/rugi
3. Laporan Perubahan Ekuitas
4. Laporan perubahan posisi keuangan yang dapat disajikan berupa Laporan arus kas atau Laporan arus dana
5. Catatan dan laporan lain serta materi penjelasan yang merupakan bagian integral dari laporan keuangan

Tugas 2

 APLIKASI - APLIKASI SIKLUS PENDAPATAN DAN PENGELUARAN

5.1. Aplikasi – Aplikasi Siklus Pendapatan
Siklus pendapatan adalah rangkaian aktivitas bisnis dan kegiatan pemrosesan informasi terkait yang terus berulang dengan menyediakan barang dan jasa ke para pelanggan dan menagih kas sebagai pembayaran dari penjualan-penjualan tersebut.
Empat aktivitas dasar bisnis yang dilakukan dalam siklus pendapatan ialah :
a.) Aktivitas dasar pertama adalah Entri pesanan penjualan, Proses entri pesanan penjualan mencakup tiga tahap:
- Mengambil pesanan dari pelanggan
- Memeriksa dan menyetujui kredit pelanggan
- Memeriksa ketersediaan persediaan
- Pengiriman
b.) Aktivitas dasar kedua dalam siklus pendapatan adalah memenuhi pesanan pelanggan dan mengirimkan barang dagangan yang diinginkan tersebut, proses ini terdiri dari dua tahap:
- Mengambil dan mengepak pesanan
- Mengirim pesanan tersebut
- Penagihan dan Piutang Usaha
c.) Aktivitas dasar ketiga dalam siklus pendapatan, melibatkan:
- Penagihan ke para pelanggan
- Memelihara data piutang usaha
- Penagihan Kas
d.) Langkah keempat (terakhir) dalam siklus pendapatan adalah penagihan kas, melibatkan:
- Menangani kiriman uang pelanggan
- Menyimpannya ke bank
Tujuan utama siklus pendapatan adalah untuk menyediakan produk yang tepat di tempat dan waktu yang tepat dengan harga yang sesuai.

5.2. Aplikasi – Aplikasi Siklus Pengeluaran
Siklus Pengeluaran adalah rangkaian kegiatan bisnis dan operasional pemrosesan data terkait yang berhubungan dengan pembelian serta pembayaran barang dan jasa.
Tujuan utama dalam siklus pengeluaran adalah untuk meminimalkan biaya total memperoleh dan memelihara persediaan, perlengkapan, dan berbagai layanan yang dibutuhkan organisasi untuk berfungsi.
Tiga aktivitas bisnis dasar dalam siklus pengeluaran ialah :
a) Memesan barang, Perlengkapan dan jasa (layanan)
Aktivitas utama pertama dalam siklus pengeluaran adalah memesan persediaan atau perlengkapan.
• Metode pengendalian persediaan tradisional ini sering disebut: kuantitas pesanan ekonomis [EOQ]):
- Pendekatan ini didasarkan pada perhitungan jumlah optimal pesanan untuk meminimalkan jumlah biaya pemesanan, penggudangan dan kekurangan persediaan.
• Metode-metode pengendalian persediaan alternatif :
- MRP (material requirement planning)
Pendekatan ini bertujuan mengurangi tingkat persediaan yang dibutuhkan dengan cara menjadwalkan produksi, bukan memperkirakan kebutuhan.
- JIT (just in time)
Sistem JIT berusaha untuk meminimalkan, jika bukan menghilangkan, baik biaya penggudangan maupun kekurangan persediaan.
b) Menerima dan menyimpan barang, Perlengkapan dan jasa (layanan)
Aktivitas bisnis utama kedua dalam siklus pengeluaran adalah penerimaan dan penyimpanan barang yang dipesan.
• Keputusan-keputusan penting dan kebutuhan-kebutuhan informasi:
- Bagian penerimaan mempunyai dua tanggung jawab utama:
1. Memutuskan apakah menerima pengiriman
2. Memeriksa jumlah dan kualitas barang
Laporan penerimaan adalah dokumen utama yang digunakan dalam subsistem penerimaan dalam siklus pengeluaran, laporan ini mendokumentasikan rincian mengenai: setiap kiriman, termasuk tanggal penerimaan, pengiriman, pemasok, dan nomor pesanan pembelian.
Bagi setiap barang yang diterima, laporan ini menunjukkan nomor barang, deskripsi, unit ukuran, dan jumlah barang yang diterima.
- Membayar barang, Perlengkapan dan jasa (layanan)
Aktivitas utama ketiga dalam siklus pengeluaran adalah menyetujui faktur penjualan dari vendor untuk pembbayaran.
1. Bagian utang usaha menyetujui faktur penjualan untuk dibayar
2. Kasir bertanggung jawab untuk melakukan pembayaran

 Minggu ke V. APLIKASI - APLIKASI SIKLUS PRODUKSI DAN KEUANGAN

           Aplikasi siklus produksi dan keuangan. Siklus produksi memproses transaksi akuntansi yang mencatat empat peristiwa ekonomi diantaranya permintaan barang dan jasa oleh pelanggan, pengiriman barang atau jasanya, permintaan pembayaran, dan tanda terima pembayaran.

 6.1 Aplikasi - Aplikasi Siklus Produksi

Ada empat aktivitas dasar dalam siklus produksi :
• Perancangan Produk
Desain produk dapat didefinisikan sebagai generasi ide, pengembangan konsep, pengujian dan pelaksanaan manufaktur (objek fisik) atau jasa. Desainer produk konsep dan mengevaluasi ide-ide, membuat mereka nyata melalui produk dalam pendekatan yang lebih sistematis. Peran seorang desainer produk meliputi berbagai karakteristik manajer pemasaran, manajer produk, industri dan desain insinyur perancang.
• Perencanaan dan Penjadwalan
Perencanaan dan penjadwalan adalah satu kegiatan yang sangat penting untuk meningkatkan efisiensi dalam organisasi pemeliharaan dan untuk mencapai pemeliharaan tingkat dunia.
• Operasi Produksi
operasi adalah kegiatan merubah bentuk bukan pada hasilnya. Kegiatan operasi dapat dilakukan oleh lembaga pencari laba, misalnya perusahaan mebel, jasa angkutan, dan lembaga bukan pencari laba, misalnya panti asuhan. Pengertian dari produksi adalah kegiatan menghasilkan barang untuk tujuan memperoleh keuntungan. Pengertian ini terlalu sempit, sebab produksi juga dapat menghasilkan jasa, baik untuk tujuan memperoleh keuntungan atau tidak.
• Akuntansi Biaya
suatu bidang akuntansi yang diperuntukkan bagi proses pelacakan, pencatatan, dan analisa terhadap biaya-biaya yang berhubungan dengan aktivitas suatu organisasi untuk menghasilkan barang atau jasa. Biaya didefinisikan sebagai waktu dan sumber daya yang dibutuhkan dan menurut konvensi diukur dengan satuan mata uang.

6.2 Aplikasi - Aplikasi Siklus Keuangan

Siklus ini memproses dua kejadian ekonomi, perolehan kapital dan penggunaan kapital untuk memperoleh pemilikan. Sistem aplikasi dalam siklus keuangan yaitu :
• Sistem Pemilikan.
Sistem berasal dari bahasa Latin (systēma) dan bahasa Yunani (sustēma) adalah suatu kesatuan yang terdiri komponen atau elemen yang dihubungkan bersama untuk memudahkan aliran informasi, materi atau energi untuk mencapai suatu tujuan, sedangkan kepemilikan adalah kekuasaan yang didukung secara sosial untuk memegang kontrol terhadap sesuatu yang dimiliki secara eksklusif dan menggunakannya untuk tujuan pribadi. Jadi sistem pemilikan adalah sebuah komponen atau elemen yang dimiliki secara eksklusif serta memegang kontrol terhadap sesuatu.
• Sistem Catatan Jurnal.
pencatatan transaksi keuangan. Transaksi meliputi penjualan, pembelian, pendapatan, dan pengeluaran oleh perseorangan maupun organisasi. Pembukuan biasanya dilakukan oleh seorang ahli pembukuan.
• Sistem Pelaporan Keuangan.
Laporan keuangan adalah catatan informasi keuangan suatu perusahaan pada suatu periode akuntansi yang dapat digunakan untuk menggambarkan kinerja perusahaan tersebut. Laporan keuangan adalah bagian dari proses pelaporan keuangan. Laporan keuangan yang lengkap biasanya meliputi:
1. Laporan neraca
2. Laporan laba/rugi
3. Laporan Perubahan Ekuitas
4. Laporan perubahan posisi keuangan yang dapat disajikan berupa Laporan arus kas atau Laporan arus dana
5. Catatan dan laporan lain serta materi penjelasan yang merupakan bagian integral dari laporan keuangan

 Minggu ke VII. PENGEMBANGAN SISTEM : SUATU SURVEI

7.1 Siklus Hidup Pengembangan System
Sistem Informasi adalah suatu sinergi antara data, mesin pengolah data (yang biasanya meliputi komputer, program aplikasi dan jaringan) dan manusia untuk menghasilkan informasi. Jadi sistem informasi bukan hanya aplikasi perangkat lunak. Sistem Informasi ada pada hampir setiap perusahaan atau instansi untuk mendukung kegiatan bisnis mereka sehari-hari. Biasanya porsi pengerjaan pengembangan sistem informasi diserahkan kepada orang orang yang bekerja di bidang Teknologi Informasi.
Dalam membangun suatu sistem informasi (dalam hal ini lebih mengacu kepada pengertian aplikasi perangkat lunak) digunakan metode Siklus Hidup Pengembangan Sistem (System Development Life Cycle atau SDLC). SDLC terdiri dari sejumlah tahapan yang dilaksanakan secara berurutan. Secara umum tahapan dari SDLC adalah sebagai berikut:

 1. Pengumpulan data (data gathering)
     Jika sudah ada sistem yang berjalan sebelumnya maka perlu dilakukan pengumpulan data dan informasi yang dihasilkan dari sistem yang ada. Pengumpulan laporan (report), cetakan (print-out), dsb baik yang sudah ada maupun yang diharapkan untuk ada pada sistem yang baru. Interview danquestionnaire terhadap orang-orang yang terlibat dalam sistem juga mungkin perlu dilakukan. Apabila sistem yang akan dikembangkan benar-benar baru (belum ada sistem informasi sebelumnya) maka pada tahapan ini pengembang bisa lebih menekankan kepada studi kelayakan dan definisi sistem.

2. Analisa Sistem
    Jika tahapan pengumpulan data dilakukan dengan melibatkan klien atau pengguna sistem informasi, maka mulai dari tahapan analisa lebih banyak dilakukan oleh pihak pengembang sendiri. Analisa terhadap sistem yang sedang berjalan dan sistem yang akan dikembangkan. Mendefinisikan objek-objek yang terlibat dalam sistem dan batasan sistem.

3. Perancangan Sistem (design)
      Merancang alir kerja (workflow) dari sistem dalam bentuk diagram alir (flowchart) atau Data Flow Diagram (DFD). Merancang basis data (database) dalam bentuk Entity Relationship Diagram (ERD) bisa juga sekalian membuat basis data secara fisik. Merancang input ouput aplikasi (interface) dan menentukan form-form dari setiap modul yang ada. Merancang arsitektur aplikasi dan jika diperlukan menentukan juga kerangka kerja (framework) aplikasi. Pada tahapan ini atau sebelumnya sudah ditentukan teknologi dan tools yang akan digunakan baik selama tahap pengembangan (development) maupun pada saat implementasi (deployment).

4. Penulisan kode program (Coding)
          Programming (desktop application) atau Scripting (web-based application) hanyalah salah satu tahapan dari siklus hidup pengembangan sistem. Tahapan ini dilakukan oleh satu atau lebih programmer. Jika tahapan analisa dan perancangan sistem telah dilakukan dengan baik, maka porsi tahapan coding tidaklah besar.

5. Testing
      Biasanya tahapan ini dilakukan oleh Quality Assurance dari pihak pengembang untuk memastikan bahwa software yang dibangun telah berjalan sesuai dengan yang diharapkan. Salah satu metodenya bisa dengan menginput sejumlah data pada sistem baru dan membandingkan hasilnya dengan sistem lama. Apabila diperlukan maka tahapan ini bisa dibagi menjadi dua yaitu testing oleh pihak pengembang (alpha testing) dan testing oleh pihak pengguna (beta testing).

6. Instalasi
       Pada pengembangan aplikasi Client-Server, umumnya terdapat server untuk development, testing danproduction. Server development berada di tempat pengembang dan dipergunakan selama pengembangan dan bisa juga setelahnya untuk perbaikan aplikasi secara terus menerus (continuous improvements). Server testing berada di tempat pengembang dan bisa juga di tempat pengguna apabila diperlukan beta testing. Setelah aplikasi dirasa siap untuk dipergunakan maka digunakanlah server production yang berada di tempat pengguna. Pada prakteknya di tempat pengembang juga bisa terdapat serverproduction yaitu server yang memiliki spesifikasi hardware dan software yang sama dengan server di tempat pengguna. Hal ini dimaksudkan agar apabila ditemukan error atau bug pada aplikasi di tempat pengguna maka pengembang dapat mudah mencari penyebabnya pada server production mereka.

7. Pelatihan
     Pihak pengembang memberikan training bagi para pengguna program aplikasi sistem informasi ini. Apabila sebelumnya tidak dilakukan beta testing maka pada tahapan ini juga bisa dilangsungkan User Acceptance Test.

8. Pemeliharaan
           Maintenance bertujuan untuk memastikan bahwa sistem yang digunakan oleh pihak pengguna benar-benar telah stabil dan terbebas dari error dan bug. Pemeliharaan ini biasanya berkaitan dengan masa garansi yang diberikan oleh pihak pengembang sesuai dengan perjanjian dengan pihak pengguna. Lamanya waktu pemeliharaan sangat bervariasi. Namun pada umumnya sistem informasi yang kompleks membutuhkan masa pemeliharaan dari enam bulan hingga seumur hidup program aplikasi.
Secara teori inilah siklus hidup pengembangan sistem. Namun pada prakteknya hal ini tidaklah selalu mulus untuk dilaksanakan. Banyak faktor yang mempengaruhi keberhasilan pengembangan sistem informasi. Terutama adalah pada faktor manusia yang terlibat. Dari pihak pengembang, kurangnya keahlian dan pengalaman bisa menyebabkan kesalahan dalam satu tahapan sehingga menyebabkan siklus ini harus diulangi dari tahapan yang salah. Bisa terjadi bahwa siklus ini dilakukan sampai berulang-ulang.
Dari pihak pengguna, idealnya perlu bersama-sama dengan pihak pengembang untuk memahami sistem informasi mulai dari awal siklus hidup pengembangan sistem. Namun yang sering terjadi pihak pengguna menyerahkan semuanya kepada pihak pengembang sehingga pada saat implementasi (testing atau training) pihak pengguna tidak menyetujui (menolak) sebagian atau seluruh rancangan dari sistem yang telah selesai dibangun oleh pihak pengembang.
Apabila perlu dilakukan revisi dan pengulangan tahapan siklus hidup pengembangan sistem tentu saja akan menambah beban biaya, tenaga dan waktu dari kedua belah pihak. Hal-hal seperti inilah yang menyebabkan banyak proyek pengembangan sistem informasi gagal atau berhenti di tengah jalan.

7.2. Standar - Standar Dokumentasi
Tinjauan atas dokumentasi pengembangan sistem
Format khusus dari dokumentasi pengembangan sistem biasanya disebutkan dalam standar-standar dokumentasi pengembangan sistem organisasi.
1. Studi kelayakan: analisis yang dilakukan untuk menentukan apakah proyek layak dipertimbangkan atau tidak. Tujuannya untuk menjawab seluruh pertanyaan kelayakan teknis, ekonomis dan operasional.
2. Diagram arus logis
3. Kamus-kamus data: mendokumentasikan muatan khusus basis data
4. Perancangan konseptual: dasar perancangan sistem yang rinci.
5. Laporan perancangan sistem: translasi dari laporan perancangan konseptual ke dalam kinerja sistem yang rinci dan spesifikasi fungsional yang diperlukan untuk memulai perancangan sistem secara fisik
6. Bagan alir dan tabel keputusan
7. Deskripsi program
8. Prosedur-prosedur operasi, manual berjalan. Manual berjalan adalah kumpulan dokumen yang terorganisasi yang berkaitan dengan prosedur-prosedur operasi mencakup aplikasi-aplikasi tertentu
9. Deskripsi berkas; prosedur-prosedur memasukkan data
10. Rencana pengubahan
11. Skedul operasi dan perwatan
12. Rencana audit
13. Komentar pemakai

7.3. Teknologi dan Praktik Pengembangan Sistem
Pengendalian Produktivitas Analis/Pemrogram
Pemrograman terstruktur adalah konsep yang berkaitan dengan gaya pemrograman umum, dan dalam sebagian besar format abstraknya, merupakan jenis dari logika simbolis, yang berkaitan dengan ketepatan dan perancangan program. Structured programming meliputi pengembangan standar rancangan program yang menspesifikasikan bagaimana cara para pemrograman dan bagaimana program-program dirancang secara memadai
Computer aidded software engineering (CASE)
CASE merupakan proses yang menggunakan teknologi perangkat lunak komputer yang menunjang bidang rekayasa otomatis untuk mengembangkan dan memelihara perangkat lunak. CASE ditujukan untuk meningkatkan produktivitas, memperbaiki kualitas perangkat lunak melalui perbaikan standar dan analisis dan mengurangi biaya pengembangan. CASE terdiri atas beragam peralatan:
1. Repositori (pusat CASE)
2. Peralatan pendiagraman
3. Pemverifikasi syntax
4. d. Prototyping
5. Pembuatan kode
6. Manajemen proyek
Secara konseptual terdapat beberapa masalah dalam pendekatan prototyping
1. Sistem yang tidak selesai tidak dapat diterima sebagai sesuatu yang selesai
2. Kesulitan mengelola dan mengendalikan proses yang menimbulkan banyak perubahan
Rekayasa Ulang
Adalah proses pengutipan segmen-segmen kode yang digunakan ulang dari perangkat lunak yang ada, kemudian merestrukturisasi kode ini untuk meningkatkan efisiensi dan kegunaan ulangnya.
Pengendalian Perubahan Progam
Pengendalian perubahan program memperhatikan pemeliharaan program aplikasi. Tujuan pengendalian itu adalah untuk mencegah penggelapan yang potensial dan perubahan yang tidak terotorisasi sebelum progam-program diuji dan disetujui.
Pemisahan Tugas
Dokumentasi perubahan program harus diakumulasikan dalam perubahan program, yang menyediakan akumulasi perbuahan untuk setiap program aplikasi terpisah.
Administrasi Basis Data (DBA)
Fungsi administrasi basis data (DBA) merupakan hal penting dalam perancangan dan pengendalian seluruh elemen manajemen data dan sistem basis data. Fungsi DBA seperti pendefinisan data dan keamanan data, sc tradisionaldilaksanakan secara terpisah, barangkali juga oleh orang yang berbeda, untuk setiap program aplikasi terpisah dan berkas-berkas yang berkaitan.

7.4. Perencanaan dan Pengorganisasian Proyek Sistem
Seleksi Proyek
Jika sumber daya organisasi terbatas, sumberdaya pengembangan proyek harus dialokasikan ke proyek-proyek yang bersangkutan yang dapat menghasilkan manfaat terbesar bagi organisasi. Seleksi proyek biasanya merupakan tanggungjawab dewan pengarah(steering committee) atau unit organisasi lain untuk menjamin adanya partisipasi pemakai dalam proses seleksi.
Tim Proyek
Pimpinan proyek memiliki tanggungjawab langung kepada dewan pengarah dalam hal perkembangan dan penyelesaian proyek. Dewan pengarah atau unit organisasi serupa digunakan sebagai jaminan adanya keterlibatan pemakai dalam pekerjaan di departemen sistem informasi.
Perincian Proyek Ke Dalam Tahap-Tahap Dan Tugas-Tugas
Untuk merencanakan dan mengendalikan proyek secara efektif, aktivitas-aktivitas yang dibutuhkan dirincikan atau dipilah-pilah menjadi daftar tugas dan tahap-tahap yang lengkap. Tujuan perincina proyek adalah membantu penugasan dan pengendalian tenaga kerja dan sumberdaya proyek lainnnya.
Estimasi Waktu
Mengestimasikan wakt penyelesaian tugas secara akurat untuk proyek sistem merupakan hal yang sulit karena adanya ketidakpastian-ketidakpastian yang inheren dalam pengembangan sistem.
Pengukuran kerja mencakup empat dasar:
1. Identifikasikan tugas-tugas yang akan diestimasikan
2. Untuk setiap tugas, estimasikan total ukuran atau volume tugas dalam suatu pola tertentu
3. Konversikan estimasi ukuran atau volume ke dalam estimasi waktu dengan mengalikan estimasi ukuran atau volume dengan tarif pemrosesan standar atau yang diestimasikan
4. Sesuaikan tarif pemrosesan yang diestimasikan untuk mempertimbangkan masalah-masalah seperti waktu menganggur, kompleksitas tugas, atau pembaruan tugas-tugas

PEMROSESAN TRANSAKSI DAN STRUKTUR PENGENDALIAN INTERN

            Pengendalian diperlukan untuk mengurangi eksposur-eksposur. Suatu organisasi dipengaruhi oleh eksposur yang dapat memberi akibat buruk bagi operasinya, bahkan sekalipun organisasi itu berjalan dengan baik. Banyak aspek dari pemrosesan komputer cenderung secara signifikan meningkatkan eksposur terjadinya kejadian yang tidak menyenangkan .analisis eksposur dalam organisasi sering dikaitkan dengan konsep siklus transaksi harus mengembangkan tujuan pengendalian yang rinci untuk setiap siklus transaksi.
Struktur pengendalian intern suatu pihak mencakup kebijakaan dan prosedur-prosedur yang ditetapkan untuk menjamin bahwa tujuan tertentu dari pihak dapat dicapai. Struktur pengendalian intern mencakup tiga elemen ; lingkungan pengendalian,  akutansi dan prosedur pengendalian. Pengendalian dapat diklasifikasikan baik sebagai pengendalian umum maupun pengendalian aplikasi. Metode standar untuk mengklasifikasikan pengendalian aplikasi adalah dengan memperhatikan apakah pengendalian tertentu telah diaplikasikan kepada masukan, pemrosesan , atau keluaran. Bab ini membahas dan mengilustrasikan variasi dari praktik praktik pengendalian yang umum.
Pertimbangan etika harus diperhatikan dalam perancangan struktur pengendalian intern. Manusia merupakan elemen penting dalam stiap struktur pengendalian intern. .Penting untuk mengkomunikasikan dan memahami tujuan tujuan dari pengendalian intern. Tujuan tujuan pengendalian intern harus dipandang sebagai suatu yang relevan bagi individu individu yang akan terlibat dalam perngendalian sistem.
Analiasis atas struktur pengendalian intern membutuhkan pemahaman atas struktur baik dalam masa perancangan maupun pada saat dioperasikan. Teknik analitis yang paling umum yang digunakan dalam analisis pengendalian intern adalah kuesioner pengendalian intern. Bagan arus analistis juga bermanfaat dalam analisis pengendalian intern. Prinsip prinsip dasar dari teori yang memadai telah dibahas karena analisis manfaat dan biaya dari sistem pengendalian intern memerlukan beberapa penilaian kelayakan sistem.

1. Kebutuhan Akan Pengendalian

a. Pengendalian dan Eksposur
Pengendalian sangat erat hubungannya dengan eksposur, Eksposur terdiri dari dampak keuangan potensial yang berlipat ganda karena probabilitas kemunculannya. Jadi eksposur adalah risiko dikalikan dengan konsekuensi keuangannya.
Eksposur tidak timbul dari kurangnya pengendalian. Pengendalian cenderung untuk mengurangi eksposur, tetapi kurangnya pengendalian jarang menyebabkan eksposur. Eksposur melekat dalam operasi setiap organisasi dan dapat timbul karena berbagai sebab.
Eksposur-eksposur Umum
Eksposur-eksposur yang sering terjadi dalam lingkungan bisnis yang umum, antara lain:
• Biaya-biaya berlebihan
• Pendapatan menurun
• Kehilangan Aktiva
• Akuntansi yang tidak akurat
• Interupsi bisnis ( gangguan usaha atau bisnis )
• Sanksi wajib/ Sanksi perundang-undangan
• Kerugian kompetitif
• Penipuan dan penggelapan, seperti:
      - Kejahatan kerah putih
      - Penipuan Manajemen
      - Pelaporan keuangan yang keliru
      - Kejahatan perusahaan

b. Tujuan-tujuan Pengendalian dan Siklus-siklus Transaksi
• Siklus Pendapatan: Kejadian-kejadian yang berkaitan dengan pendistribusian barang dan jasa kepada pihak lain dan penagihan pembayaran.
Tujuan pengendaliannya: Pelanggan diotorisasi sesuai dengan kriteria manajemen, harga dan syarat barang dan jasa yang disediakan diotorisasi sesuai dengan kriteria manajemen.
• Siklus Pengeluaran: Kejadian-kejadian yang berkaitan dengan perolehan barang dan jasa dari pihak lain dan penetapan kewajiban yang berkaitan.
Tujuan pengendaliannya: Pemasok harus diotorisasi sesuuai dengan kriteria manajemen dan jumlah yang disampaikan kepada pemasok harus diklasifikasikan,diikhtisarkan,dan dilaporkan secara akurat.
• Siklus Produksi: Kejadian-kejadian yang berkaitan dengan transformasi sumber daya menjadi barang dan jasa.
Tujuan pengendaliannya: Rencana produksi harus diotorisasi sesuai dengan kriteria.
• Siklus Keuangan: Kejadian-kejadian yang berkaitan dengan perolehan dan manajemen dana modal termasuk kas.
Tujuan pengendaliannya: Akses ke kas dan efek-efek hanya diperbolehkan sesuai dengan kriteria manajemen.
Tujuan-tujuan pengendalian ini di ambil dari konsep struktur pengendalian intern. Pertama, manajemen harus mengembangkan struktur pengendalian intern. Struktur ini kemudian dapat di aplikasikan ke siklus-siklus transaksi dengan mengembangkan tujuan-tujuan pengendalian spesifik untuk setiap siklus.

2. Elemen-elemen Struktur Pengendalian Intern

            Struktur pengendalian intern perusahaan terdiri dari  kebijakan dan prosedur-prosedur untuk menyediakan jaminan yang memadai bahwa tujuan-tujuan perusahaan dapat di capai. Struktur pengendalian intern perusahaan terdiri dari tiga elemen : Lingkungan pengendalian, sistem akuntansi, dan prosedur-prosedur pengendalian. Konsep struktur pengendalian intern di dasarkan pada dua premis utama yaitu tanggung jawab manajemen dan jaminan yang memadai.

Tanggung Jawab Manajamen
Meskipun auditor ekstern, auditor intern, dan pihak-pihak lain secara langsung memperhatikan struktur pengendalian intern perusahaan, tanggung jawab utama struktur ini tetaplah pada manajemen.
Jaminan Yang Memadai
Konsep jaminan yang memadai harus di kaitkan dengan manfaat dan biaya pengendalian. Manajemen yang hati-hati tidak akan menghabiskan biaya untuk manfaat pengendalian yang lebih kecil dari biayanya.

      a. Lingkungan Pengendalian
Lingkungan pengendalian suatu organisasi merupakan dampak kolektif dari berbagai faktor dalam menetapkan, meningkatkan, atau memperbaiki efektifitas kebijakan dan prosedur-prosedur tertentu. Faktor-faktor itu mencangkup :
    
• Filosofi dan gaya operasional manajemen
      • Struktur organisasi
      • Fungsi dewan komisaris dan anggota-anggotanya
      • Metode-metode membebankan otoritas dan tanggung jawab
      • Metode-metode pengendalian manajemen
      • Fungsi audit intern
      • Kebijakan dan praktik-praktik kepegawaian
      • Pengaruh dari luar yang berkaitan dengan perusahaan
    
      b. Sistem Akuntansi
Sistem akuntansi suatu organisasi terdiri dari metode dan catatan-catatan yang di buat untuk mengidentifikasikan, mengumpulkan, menganalisis, mencatat, dan melaporkan transaksi-transaksi organisasi dan menyelenggarakan pertanggungjawaban bagi aktifadan kewajiban yang berkaitan
    
      c. Prosedur-prosedur pengendalian
Prosedur-prosedur pengendalian merupakan kebijakan dan prosedur-prosedur yang tercangkup dalam lingkungan pengendalian dan sistem akuntansi yang harus di tetapkan oleh manajemen untuk memberikan jaminan yang memadai bahwa tujuan tertentu akan dapat di capai. Pengendalian akuntansi intern meliputi rencana organisasi dan prosedur-prosedur dan pencatatan-pencatatan yang berhubungan dengan penjagaan aktiva dan kelayakan laporan keuangan. Pengendalian akuntansi intern di rancang untuk memberikan jaminan memadai bahwa tujuan-tujuan tertentu telah sesuai dengan setiap sistem aplikasi yang signifikan di dalam organisasi.

3. Alat Pengendalian Pemrosesan Transaksi

            Alat pengendalian pemrosesan transaksi merupakan prosedur-prosedur yang di rancang untuk meyakinkan bahwa elemen-elemen struktur pengendalian intern di implementasikan dalam sistem aplikasi khusus yang terdapat di dalam setiap siklus transaksi organisasi. Alat pengendalian pemrosesan transaksi terdiri dari pengendalian umum dan pengendalian aplikasi. Pengendalian umum mempengaruhi seluruh pmrosesan transaksi. Pengendalian aplikasi berpengaruh khusus terhadap aplikasi-aplikasi individual.

a. Pengendalian Umum
Pengendalian umum memperhatikan keseluruhan lingkungan pemrosesan transaksi. Pengendalian umum mencangkup hal-hal berikut ini :
      • Rencana pengorganisasian pemrosesan transaksi
      • Prosedur-prosedur oprasi umum
      • Masalah pengendalian peralatan
      • Pengendalian peralatan dan akses data

b. Pengendalian Aplikasi
Pengendalian aplikasi di khususkan untuk aplikasi individual. Pengendalian-pengendalian aplikasi di kategorikan menjadi pengendalian masukan, pemrosesan, dan keluaran.
Kategori-kategori ini berkaitan dengan langkah-langkah dasar dalam silus pengolahan data.

c. Pengendalian Preventif, Detektif, Dan Korektif
Pengendalian Preventif di lakukan untuk mencegah kekeliruan dan penipuan sebelum keduanya terjadi, terutama pada masukkan dan pemrosesan pada pemrosesan transaksi. Pengandalian Detektif di lakukan untuk mengatasi kekeliruan dan penipuan setelah keduanya terjadi. Pengendalian Korektif digunakan untuk mengoreksi kekeliruan.

4. Etika dan Struktur Pengendalian

a. Etika dan Budaya Perusahaan
Banyak perusahaan yang telah mengadopsi peraturan kode etika yang merupakan pedoman dalam menjalankan bisnis sesuai etika. Begitupun, banyak organisasi profesonal, seperti AICPA, yang mengadopsi peraturan ini peraturan kode etik ini umumnya di tulis dalam bahasa hukum yang berfokus pada hal-hal yang mungkin di langgar.
Banyak yang menentang dengan mengatakan bahwa setiap perusahaan memiliki budayanya sendiri, yang di sebut budaya perushaan, yang mungkin meningkatkan atau mengabaikan etika. Budaya perusahaan tergantung pada tingkah laku, dan praktik kerja para karyawan. Untuk setiap program etika kerja, perusahaan harus memiliki audit budaya atas perlaku budaya dan etika perusahaannya.

b. Mengkomunikasikan Tujuan-tujuan Pengendalian Intern
Manusia merupakan elemen penting dari setiap struktur prngrndalian intern. Fungsi prinspal dari pengendalian intern adalah mempengaruhi tingkah laku manusia dalam suatu sistem bisnis. Jadi, perilaku dan aktifitas-aktifitas perlu di kelola dan di kendalikan sehingga tujuan organisasi dapat di capai. Tujuan pengendalian intern harus di pandang secara relevan dengan individu yang menjalankan sistem pengendalian tersebut. Sistem harus di rancang sedemikian rupa sehingga pegawai yakin bahwa pengendalian bertujuan melindungi kesulitan-kesulitan atau krisis-krisis dalam oprasi organisasi yang sebaliknya dapat mempengaruhi mereka secara pribadi.