Sistem Informsi Manajemen – Sistem dalam perusahaan
Penerapan system informasi pada perusahaan perkebunan (contoh kasus)
- PT Perkebunan Nusantara VI (Persero) adalah Perusahaan Agro Industri yang mengusahakan perkebunan dan pengolahan hasil perkebunan kelapa sawit dan Teh. Arah pengembangan usaha saat ini berkonsentrasi kepada kelapa sawit secara horizontal melalui perluasan areal tanaman serta meningkatkan kapasitas terpasang pabrik pengolahan kelapa sawit
1. Desain Konseptual
Prosedur Pembayaran Belanja Vaksin dan Bahan Lainnya.
Prosedur pembelanjaan vaksin dan barang lainnya di Sekertariat Direktorat Jenderal
Perkebunan adalah dengan melalui pihak ke tiga dengan cara penunjukkan langsung dan
lelang terbuka oleh direktorat tersebut, yaitu sebagai berikut :
1. Dibuat terlebih dahulu surat penerbitan pembayaran oleh Sekertariat Direktorat
Jenderal Perkebunan, melalui surat perintah pembayaran langsung yang ditujukan
kepada pihak ketiga.
2. Kemudian diajukan kepada pejabat pengeluaran untuk dilakukan penandatanganan
oleh pejabat tersebut.3. Setelah diajukan dan ditandangani, kemudian dibuat surat perintah pembayaran
(SPN).
4. Setelah dibuat surat perintah pembayaran kemudian diajukan kepada Kantor
Pembayaran Pembendaharaan Negara ( KPPN ) untuk ditandangani oleh Bendahara
dan Kepala KPPN.
5. Setelah ditanda tangani oleh Kepala dan Bendahara KPPN, kemudian dilakukan pembayaran dilakukan transfer ke nomor rekening yang diajukan kepada pihak ke 3.
2. Prosedur Pembayaran Belanja Perjalanan.
Adapun prosedur pembayaran belanja perjalanan adalah sebagai berikut :
1. Meminta surat tugas kepada Kasubdit yang bersangkutan dan nota perjalanan
dinas kepada Pejabat Pengeluaran, yang kemudian ditandatangani.
2. Setelah disetujui oleh Kasubdit dan Pejabat Pengeluaran maka diajukan kepada
Sekertaris Direktur Jenderal Perkebunan, untuk ditandangani.
3. Setelah disetujui kemudian dibuatkan Surat Perintah Perjalanan Dinas (SPPD)
untuk diberikan kepada pegawai yang berangkat.
4. Setelah SPPD selesai dibuat pegawai berangkat bertugas ke daerah yang dituju.
5. Setelah sampai didaerah yang dikunjung kemudian distempel dan ditanda
tangani oleh Kepala Dinas daerah yang bersangkutan pada saat dikunjung.
6. Setelah selesai pegawai bertugas kembali ke Sekertariat Direktorat Jenderal
Perkebunan,kemudian membuat laporan SPPD.
7. Setelah membuat laporan perjalanan dinas kemudian dilaporkan dan
ditandangani oleh kepala Sub Direktorat pegawai tersebut.
8. Setelah selesai kemudian dilaporkan ke KPPN, kemudian setelah disetujui dan
ditandangani oleh bendahara KPPN, maka ditanda tangani oleh pejabat
pengeluaran Sekertariat Direktorat Jenderal Perkebunan
3. Desain Program
Setelah melakukan desain secara konsep, yang dilakukan selanjutnya adalah
mengembangkan konsep tersebut kedalam desain secara fisik. Perancangan fisik ini dimulai
dengan desain terhadap input kemudian desain output yang akan dihasilkan dalam sistem
informasi atas transaksi pembayaran. Langkah utama adalah mendesain bentuk – bentuk
input yang dibutuhkan oleh pihak direktorat tersebut.
Pengertian E-Commerce
Definisi E-Commerce menurut Laudon & Laudon (1998), E-Commerce adalah suatu proses membeli dan menjual produk-produk secara elektronik oleh konsumen dan dari perusahaan ke perusahaan dengan computer sebagai perantara transaksi bisnis.
E-Commerce atau yang biasa disebut juga dengan istilah Ecom atau Emmerce atau EC merupakan pertukaran bisnis yang rutin dengan menggunakan transmisi Electronic Data Interchange (EDI), email, electronic bulletin boards, mesin faksimili, dan Electronic Funds Transfer yang berkenaan dengan transaksi-transaksi belanja di Internet shopping,
Stock online dan surat obligasi , download dan penjualan software, dokumen, grafik, musik, dan lain-lainnya, serta transaksi Business to Business (B2B). (Wahana Komputer Semarang 2002).
Sedangkan definisi E-Commerce menurut David Baum (1999, pp. 36-34) yaitu: E-Commerce is a dynamic set of technologies, applications, and bussines process that link enterprises, consumers, and communities through electronics transactions and the electronic exchange of goods, services, and informations.
Diterjemahkan oleh Onno. W. Purbo: E-Commerce merupakan satu set dinamis teknologi, aplikasi, dan proses bisnis yang menghubungkan perusahaan, konsumen, dan komunitas tertentu melalui transaksi elektronik dan perdagangan barang, pelavanan, dan informasi yang dilakukan secara elektronik.
Definisi dari E-Commerce menurut Kalakota dan Whinston (1997)dapat ditinjau dalam 3 perspektif berikut:
1. Dari perspektif komunikasi, E-Commerce adalah pengiriman barang, layanan, informasi, atau pembayaran melalui jaringan komputer atau melalui peralatan elektronik lainnya.
2. Dari perspektif proses bisnis, E-Commerce adalah aplikasi dari teknologi yang
menuju otomatisasi dari transaksi bisnis dan aliran kerja.
3. Dari perspektif layanan, E-Commerce merupakan suatu alat yang memenuhi keinginan perusahaan, konsumen, dan manajemen untuk memangkas biaya layanan (service cost) ketika meningkatkan kualitas barang dan meningkatkan kecepatan layanan pengiriman.
4. Dari perspektif online, E-Commerce menyediakan kemampuan untuk membeli dan menjual barang ataupun informasi melalui internet dan sarana online lainnya.
Jenis-jenis E-Commerce
Kegiatan E-Commerce mencakup banyak hal, untuk membedakannya E-Commerce dibedakan menjadi 2 berdasarkan karakteristiknya:
1. Business to Business, karakteristiknya:
• Trading partners yang sudah saling mengetahui dan antara mereka sudah terjalin hubungan yang berlangsung cukup lama.
• Pertukaran data dilakukan secara berulang-ulang dan berkala dengan format data yang telah disepakati bersama.
• Salah satu pelaku tidak harus menunggu rekan mereka lainnya untuk mengirimkan data.
• Model yang umum digunakan adalah peer to peer, di mana processing intelligence dapat didistribusikan di kedua pelaku bisnis.
2. Business to Consumer, karakteristiknya:
• Terbuka untuk umum, di mana informasi disebarkan secra umum pula.
• Servis yang digunakan juga bersifat umum, sehingga dapat digunakan oleh orang banyak.
• Servis yang digunakan berdasarkan permintaan.
• Sering dilakukan sistim pendekatan client-server.
Tujuan Menggunakan E-Commerce dalam Dunia Bisnis
Tujuan suatu perusahaan menggunakan sistim E-Commerce adalah dengan menggunakan E-Commerce maka perusahaan dapat lebih efisien dan efektif dalam meningkatkan keuntungannya.
Kelebihan Menggunakan E-Commerce dalam Dunia Bisnis
Manfaat dalam menggunakan E-Commerce dalam suatu perusahaan sebagai sistem transaksi adalah:
a. Dapat meningkatkan market exposure (pangsa pasar).
Transaksi on-line yang membuat semua orang di seluruh dunia dapat memesan dan membeli produk yang dijual hanya dengan melalui media computer dan tidak terbatas jarak dan waktu.
b. Menurunkan biaya operasional (operating cost).
Transaksi E-Commerce adalah transaksi yang sebagian besar operasionalnya diprogram di dalam komputer sehingga biaya-biaya seperti showroom, beban gaji yang berlebihan, dan lain-lain tidak perlu terjadi
c. Melebarkan jangkauan (global reach).
Transaksi on-line yang dapat diakses oleh semua orang di dunia tidak terbatas tempat dan waktu karena semua orang dapat mengaksesnya hanya dengan menggunakan media perantara komputer.
d. Meningkatkan customer loyalty.
Ini disebabkan karena sistem transaksi E-Commerce menyediakan informasi secara lengkap dan informasi tersebut dapat diakses setiap waktu selain itu dalam hal pembelian juga dapat dilakukan setiap waktu bahkan konsumen dapat memilih sendiri produk yang dia inginkan.
e. Meningkatkan supply management.
Transaksi E-Commerce menyebabkan pengefisienan biaya operasional pada perusahaan terutama pada jumlah karyawan dan jumlah stok barang yang tersedia sehingga untuk lebih menyempurnakan pengefisienan biaya tersebut maka sistem supply management yang baik harus ditingkatkan.
f Memperpendek waktu produksi.
Pada suatu perusahaan yang terdiri dari berbagai divisi atau sebuah distributor di mana dalam pemesanan bahan baku atau produk yang akan dijual apabila kehabisan barang dapat memesannya setiap waktu karena on-line serta akan lebih cepat dan teratur karena semuanya secara langsung terprogram dalam komputer.
Pernyataan-pernyataan Onno W. Purbo di atas juga didukung oleh permyataan Laura Mannisto (International Telecommunication Union, Asia and the Future of the World Economic System, 18 March 1999, London), yaitu:
a. Ketersediaan informasi yang lebih banyak dan mudah diakses Ketersediaan informasi produksi dan harga dapat diakses oleh pembeli, penjual, produsen dan distributor.
b. Globalisasi Produksi, distribusi dan layanan konsumen : jarak dan waktu relatif lebih pendek, sehingga perusahaan dapat berhubungan dengan rekan bisnis di lain negara dan melayani konsumen lebih cepat. Produsen dapat memilih tempat untuk memproduksi dan melayani konsumen tidak tergantung dimana konsumen itu berada. Perusahaan yang berada di negara berpendapatan rendah dapat mengakses informasi dan membuat kontak bisnis tanpa harus mengeluarkan biaya tinggi.
c. Mengurangi biaya transaksi dengan adanya system order, pembayaran dan logistik secara online dan otomatis.
Kekurangan Menggunakan E-Commerce (Threats)
Threats merupakan kemungkinan-kemungkinan munculnya kejadian yang dapat membahayakan asset-aset yang berharga.
• System Penetration
Orang-orang yang tidak berhak melakukan akses ke system computer dapat dan diperbolehkan melakukan segala sesuatu sesuai dengan keinginannya.
• Authorization Violation
Pelanggaran atau penyalahgunaan wewenang legal yang dimiliki seseorang yang berhak mengakses sebuah sistim.
• Planting
Memasukan sesuatu ke dalam sebuah system yang dianggap legal tetapi belum tentu legal di masa yang akan datang.
• Communications Monitoring
Seseorang dapat mernantau semua infonnasi rahasia dengan melakukan monitoring komunikasi sederhana di sebuah tempat pada jaringan komunikasi.
• Communications Tampering
Segala hal yang membahayakan kerahasiaan informasi seseorang tanpa melakukan penetrasi, seperti mengubah infonnasi transaksi di tengah jalan atau membuat sistim server palsu yang dapat menipu banyak orang untuk memberikan infonnasi rahasia mereka secara sukarela.
• Denial of service
Menghalangi seseorang dalam mengakses informasi, sumber, dan fasilitas-fasilitas lainnya.
• Repudiation
Penolakan terhadap sebuah aktivitas transaksi atau sebuah komunikasi baik secara sengaja maupun tidak disengaja.
